Nieuwe NEN-norm voor elektronisch archiefmanagement

Vanaf 1 januari 2021 geldt een nieuwe NEN-norm voor archiefmanagement. De norm biedt de principes en vereisten voor software die nodig is om digitale informatie te beheren in een kantooromgeving, waaronder archiefbescheiden.

De nieuwe norm NEN-ISO 16175-1:2020 ‘Processes and functional requirements for software for managing records – Part 1: Functional requirements and assoiciated guidance for any applications that manage digital records’ is bedoeld voor elektronisch archiefbeheer en vervangt de NEN 2082:2008 ‘Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur’. De norm is momenteel nog alleen in het Engels beschikbaar, maar naar verwachting volgt een Nederlandse vertaling binnenkort.

NEN-normen actueel houden

Eerder dit jaar werden de normen NEN-ISO 16175-1, -2 en -3 uit 2010 en 2011 herzien. Dit om de normen actueel en relevant te houden. De nieuwe NEN-ISO 161175-1:2020 is niet alleen een vervanging van zijn voorgangers; de normcommissie vindt het ook een goed alternatief voor bovengenoemde NEN 2082:2008. Daarom heeft de commissie besloten deze norm in te trekken. Maar alsnog moeten gebruikers van zowel NEN-ISO 161175-1 als NEN 2082 voor certificering, audits en aanbestedingen de norm afstemmen op de eisen van hun eigen organisatie.