Meer duidelijkheid over uitruil reiskostenvergoedingen

Op Forum Salaris, een online forum van de Belastingdienst, zijn antwoorden gepubliceerd op vragen over de uitruil van reiskostenvergoedingen en de goedkeuring van de staatssecretaris van Financiën. De Belastingdienst geeft duidelijkheid over een aantal zaken.

In het Besluit noodmaatregelen coronacrisis keurt de staatssecretaris van Financiën goed dat de werkgever de woonwerkvergoeding gericht vrijgesteld kan blijven betalen in 2020. Voorwaarde voor de goedkeuring is wel dat de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. Als de werkgever een regeling voor een individueel of persoonlijk keuzebudget (IKB of PKB) heeft, waarin werknemers kunnen kiezen of ze een belast loonbestanddeel – zoals een eindejaarsuikering – willen uitruilen tegen een hogere reiskostenvergoeding, is de datum van 12 maart ook belangrijk. De werknemer moet uiterlijk 12 maart 2020 zijn keuze hebben aangegeven. 

Keuze gemaakt na 12 maart 2020? Geen goedkeuring

In de antwoorden van de Belastingdienst worden verschillende situaties behandeld. Stel dat een werknemer een vaste reiskostenvergoeding krijgt van € 0,08 per kilometer op basis van de 214-dagenregeling. Hij werkt sinds de coronamaatregelen vanuit huis. In december 2020 geeft de werknemer aan dat hij het IKB wil inzetten voor een aanvullende reiskostenvergoeding. In dit geval geldt de goedkeuring uit het besluit niet, omdat de werknemer zijn keuze niet heeft gemaakt vóór 13 maart. De werknemer mag alleen uitruilen op basis van 214 dagen als aan het einde van het jaar blijkt dat hij in 2020 meer dan 128 dagen werkelijk heeft gereisd. Heeft hij minder dan 128 dagen gereisd (wat waarschijnlijk is bij zoveel thuiswerkdagen), dan mogen alleen de werkelijke reisdagen uitgeruild worden. 

Uitruilen tot het fiscale maximum mogelijk

Een andere situatie die de Belastingdienst behandelt, is die waarin de werkgever een vaste reiskostenvergoeding van € 0,12 per kilometer betaalt. Een werknemer maakt gebruik van de mogelijkheid om uit te ruilen tot € 0,19 per kilometer voor een aanvullende reiskostenvergoeding. De werkgever heeft de reiskostenvergoeding tijdelijk stop gezet vanaf 1 mei tot 1 oktober 2020, omdat de werknemer toen thuiswerkte. Als de werknemer zijn keuze voor deze uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt, kan de werkgever de goedkeuring uit het besluit toepassen op de aanvullende reiskostenvergoeding. Op basis van het besluit mag de werknemer € 0,19 per kilometer uitruilen over de periode 1 mei tot 1 oktober. Hij kan dus uitruilen tot het fiscale maximum. De fiscale ruimte bedraagt dan 214 x € 0,19 x aantal kilometers minus de reiskostenvergoeding die de werknemer al heeft ontvangen in het kalenderjaar, zo geeft de Belastingdienst aan.