Vragen over: licenties op de jaarrekening

De winst-en-verliesrekening van uw onderneming moet een juist beeld geven van de kosten en omzet die bij een bepaalde boekjaar horen. Als uw onderneming rekent met een boekjaar van één kalenderjaar, dan mag u alleen de kosten opnemen voor dat jaar. Maar hoe zit dat met de aanschaf van bijvoorbeeld een licentie voor een boekhoudpakket die een geldigheidsduur heeft over het kalenderjaar heen?

De jaarrekening bestaat uit verschillende onderdelen, onder andere de balans (tool) en de winst-en-verliesrekening (tool). De balans geeft de toestand van de onderneming op een bepaald ogenblik weer (meestal 31 december). De winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van de omzet en de kosten van een onderneming in een jaar. Als de financiële afdeling dit jaar een licentie heeft gekocht voor een boekhoudpakket en het gaat bij de licentie om een kalenderjaar, kunnen de aanschafkosten van het boekhoudpakket opgenomen worden in de winst-en-verliesrekening van 2020.

Licentie loopt langer door dan het boekjaar

Als de licentie niet het boekjaar betreft, maar overloopt naar het volgende jaar gaat het om vooruitbetaalde kosten. Die moeten niet direct in de winst-en-verliesrekening worden opgenomen, maar via de balans naar het volgende jaar worden gebracht. Stel dat de licentie is betaald voor de periode 1 maart 2020 tot 1 maart 2021, dan moet u bij het opmaken van de balans op 31 december 2020 een correctie doorvoeren, omdat die kosten betrekking hebben op een langere periode, namelijk 1 januari 2021 tot 1 maart 2021. Deze kosten horen niet op de winst-en-verliesrekening 2020 thuis. Dit gedeelte van de kosten (2/12e) boekt u over naar een rekening vooruitbetaalde bedragen. Die post staat op de balans debet als een rekening van bezit, want u heeft recht op de diensten waarvoor u vooruitbetaalt. In 2021 boekt u tegengesteld om de kosten weer in de resultaten te krijgen.