Zoom, Teams, Meet: effectief vergaderen is zo moeilijk niet

Er zijn maar weinig mensen die urenlang vergaderen op hun verlanglijstje hebben staan. Helemaal niet via een scherm. Uit onderzoek blijkt dat videovergaderen nog vermoeiender is dan ‘gewoon’ vergaderen. Hoe laat u een videovergadering zo effectief mogelijk verlopen?

Tijdens een videovergadering is er geen oogcontact, amper non-verbale communicatie en worden handgebaren vaak buiten beeld gemaakt. Deelnemers moeten daardoor vooral op hun gehoor afgaan. Met een slechte verbinding vergt dit nog meer concentratie. Voor de hersens betekent dat namelijk dubbel zoveel werk: de beelden plaatsen – vaak bestaat een videovergadering uit meer dan twee deelnemers - én het geluid dat ervoor of er achteraan komt verwerken. Na zo’n sessie zit menigeen gaar achter zijn beeldscherm. Zorg dus dat videovergaderen effectief gebeurt.

Houd het kort

De meest voor de hand liggende tip is: houd het kort. Vergader niet langer dan drie kwartier. Spreek die tijdslimiet met elkaar af. Is de vergadering nog niet klaar? Ga een volgende keer verder of houd een pauze. Ga tijdens een pauze wel een kwartier van het scherm weg. Hang de was op, loop de tuin in, ga koffie zetten, ruim de vaatwasser uit, maar blijf niet achter de computer zitten.
Een agenda kan helpen om de tijdsduur te verkorten en induttende collega's. Las daarom ook spreektijd in, mede om de vaart erin te houden. Als een deelnemer langer dan een kwartier aan het woord is, is ieders concentratie volledig opgedroogd.

Houd het klein

Net als bij ‘gewoon’ vergaderen, neemt de effectiviteit af naarmate de groep deelnemers groter wordt. Het maximale aantal deelnemers voor een effectieve vergadering, is zeven. Zet de microfoons aan bij zeven of minder deelnemers. Zo blijft er interactie en kan er een gesprek op gang komen in plaats van een monoloog. Bij meer dan zeven personen is het aan te raden dat er één spreekt en de rest op mute staat. Om een kakofonie van opmerkingen te voorkomen, spreken de deelnemers een aantal symbolen af voor standaardopmerkingen die ze snel in het chatvenster kunnen typen. Bijvoorbeeld:

• s  stop de vergadering, ik heb technische problemen
• n  ik wil een nieuw punt inbrengen
• +  mee eens
• -  mee oneens
• r  ik wil reageren op wat er zojuist is gezegd
• rr ik wil reageren op een reactie
• u  leg dat eens uit

Houd het beschaafd

Eén van de voordelen van thuiswerken is dat we ons niet meer in een kantooroutfit hoeven te hijsen, niet meer in de make-up hoeven te zetten, maar relaxed in een joggingbroek met de kat op schoot achter de computer kunnen gaan zitten. Houd daarbij wel rekening met elkaar: niet iedereen is ervan gediend om collega’s in boxershort of pyjama op een scherm te zien. Presenteer uzelf professioneel, zeker als er externe partijen aan de vergadering deelnemen. Spreek desnoods een dresscode af. En mocht uw interieur ontploft zijn: ga dan ergens zitten met een rustige achtergrond; rommel, vuile vaat en flessen (fris)drank leiden alleen maar af.