Jaarplanning geeft OR goede houvast voor OR-werk

Plannen en organiseren zijn belangrijke competenties voor OR-leden. Ze moeten hun OR-werk immers zien te combineren met hun reguliere werk én zorgen dat alle belangrijke OR-onderwerpen aan bod komen. De OR doet er daarom goed aan om een jaarplanning te maken, waarop in elk geval de terugkerende onderwerpen een plaats krijgen.

Op de jaaragenda van de OR (tool) staan in ieder geval de overlegvergaderingen met de bestuurder ingepland. Dat zijn (minimaal) twee bijeenkomsten over de algemene gang van zaken van de onderneming. Ter voorbereiding op deze vergadering overlegt de OR eerst zelf en ook na afloop zal de raad het één en ander willen bespreken. Ook wil de OR regelmatig communiceren over het OR-werk naar de achterban (tool). Daarnaast helpt het om regelmatig een cursus te volgen om nieuwe inzichten en kennis op te doen. Een overlegvergadering is ook verplicht voor elke advies- of instemmingsaanvraag (infographic) en voor elk schriftelijk initiatief (ongevraagd advies) dat de OR indient.

Overlegvergaderingen én voorbereidingen opnemen in jaarplanning OR

Om tot een goede jaarplanning te komen, ligt het voor de hand om te beginnen met het inplannen van de overlegvergaderingen met de bestuurder (artikel). Deze vergaderingen vragen ook om voorbereiding, zowel voor de OR als eventueel voor OR-commissies. De OR wil mogelijk één of meer commissies uitzoekwerk laten doen over een specifiek onderwerp dat voor de overlegvergadering op de agenda staat. Zo komen de OR-leden goed beslagen ten ijs. In dat geval is het handig om bijvoorbeeld één maand voor de overlegvergadering een overleg met de commissies in te plannen. Zo kan de commissie het voorbereidende werk aan de OR presenteren en heeft de OR de gelegenheid om hierover aanvullende vragen te stellen. Vervolgens kan de OR twee weken voor de overlegvergadering een OR-vergadering inplannen (tool). De OR-leden kunnen dan de overlegvergadering voorbereiden en daarbij ook de uitkomst van de commissievergadering meenemen.

Contactmomenten met de achterban en deskundigen

OR-leden onderhouden veel contacten, onder andere met de achterban en interne en externe deskundigen. Door die contacten structureel en regelmatig, bijvoorbeeld iedere maand of elke twee maanden te onderhouden, blijft de OR goed op de hoogte van wat er speelt. Die contactmomenten kan de OR ook noteren in de planning. Dat vergroot ook de kans dat de OR deze contacten daadwerkelijk goed onderhoudt en dat dit er niet bij inschiet in de hectiek van de dagelijkse praktijk. Daarnaast kan de OR contactmomenten zoals de OR-nieuwsbrief, een achterbanbijeenkomst of een inloopspreekuur inplannen. Door al dit soort vaste taken en bijvoorbeeld ook de OR-scholing, in de planning op te nemen, krijgt de OR een beter overzicht van wat er wanneer moet gebeuren. Dat maakt het ook makkelijker voor de OR om te bepalen wanneer de raad zich kan buigen over een advies- of instemmingstraject of wat er eventueel moet schuiven om hiervoor gelegenheid te creëren.