Vaste reiskostenvergoeding kan nog steeds doorlopen

Als het reispatroon van werknemers anders is vanwege de coronacrisis, hoeft de werkgever voor de vaste reiskostenvergoeding geen rekening te houden met dit veranderde reispatroon. De vaste kostenvergoeding mag voorlopig nog onbelast doorlopen, ook als de werknemer weer deels naar het werk gaat.

In het Besluit noodmaatregelen coronacrisis zet staatssecretaris Vijlbrief van Financiën alle fiscale tegemoetkomingen naar aanleiding van de coronacrisis op een rij. In dit besluit staat ook de goedkeuring voor het onbelast doorbetalen van de vaste reiskostenvergoeding. Als het reispatroon van werknemers anders is vanwege de coronacrisis, hoeft de werkgever geen rekening te houden met dit veranderde reispatroon. De vaste reiskostenvergoeding kan dan nog steeds onbelast doorlopen op basis van de (aangenomen) feiten waarop de vergoeding is gebaseerd. Uiteraard ervan uitgaande dat de vergoeding aan de voorwaarden voor onbelaste uitbetaling voldoet.

Weer gedeeltelijk naar het werk

Stel dat een werknemer sinds 16 maart volledig thuis heeft gewerkt, terwijl hij onder normale omstandigheden 3 dagen per week naar kantoor reist. Sinds kort werkt hij weer 1 dag per week op de zaak. De werkgever mag dan de onbelaste vaste reiskostenvergoeding de volledige periode laten doorlopen alsof de werknemer nog steeds 3 dagen naar zijn werk reist. Er is geen concrete einddatum van de goedkeuring bekend: hij geldt zolang het genoemde besluit van kracht is. Dus zolang het besluit (of het specifieke onderdeel van het besluit dat hierover gaat) niet is ingetrokken, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven betalen. De staatssecretaris voegt tot nu toe nog regelmatig nieuwe maatregelen aan het besluit toe. Naast de goedkeuring over de reiskostenvergoeding, staan er bijvoorbeeld ook de verruiming van de werkkostenregeling en de aangepaste berekening van het gebruikelijk loon van de directeur-grootaandeelhouder in vermeld.

Geen wettelijke plicht om reiskosten te vergoeden

De werkgever is overigens niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de werknemer deze kosten niet maakt. Als een werknemer langdurig (deels) thuis blijft door ziekte of door thuiswerken, is het redelijk dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt. Als in de arbeidsvoorwaardenregeling, personeelshandboek, arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) echter is bepaald dat de werkgever de reiskosten moet blijven vergoeden bij afwezigheid van de werknemer, moet hij dit wel blijven doen. Als er niets in een reglement/overeenkomst staat over de reiskosten, is het in principe voldoende om de werknemers schriftelijk te informeren over de stopzetting van de vergoeding. Het is wel goed om hierbij uit te leggen waarom dat gebeurt, bijvoorbeeld vanwege een noodzakelijke kostenbesparing.