Checklist voor het nog gesloten coronakantoor

Ondanks de versoepeling van de coronamaatregelen is het nog onduidelijk wanneer de kantoren in Nederland hun deuren weer (volledig) mogen openen en er een einde komt aan het dringend geadviseerde thuiswerken. Daarom wat reminders voor degenen die af en toe naar kantoor komen, om te controleren of alles nog wel goed loopt.

Staat de telefoon doorgeschakeld naar de juiste persoon? Is er een voicemailbericht ingesproken dat bellers informeert? Is de website nog actueel? Staat er duidelijk aangegeven dat uw vestiging dicht is, of zich aan de RIVM-maatregelen houdt? Zorg dat er eventueel een korte uitleg online staat over wat dat precies voor uw organisatie inhoudt. En als uw kantoor binnenkort weer open gaat, zorg dan dat alles weer werkt (tool) en dat het kantoor corona-proof is (tool).

Post en planten

Veel post wordt digitaal verstuurd, zeker nu half Nederland thuiswerkt. Toch is het raadzaam te controleren of de postbus ondertussen niet helemaal uitpuilt. Als uw organisatie geen postbus heeft, haal dan de post van de mat, zodat straks de deur van het kantoor nog open kan. Door alles meteen netjes te ordenen, scheelt dat straks een hele papierwinkel.
Veel kantoorpersoneel heeft een eigen plant op het bureau staan. De zakelijke bedrijfstuin wordt meestal door kantoorhoveniers bewaterd, maar de planten ‘in eigen beheer’ vallen onder de zorg van de werknemer zelf. Wie zorgt er voor het kantoorgroen nu de medewerkers en masse thuis werken? Pak een gieter en geef deze plantjes regelmatig water, en haal daarbij ook de dode bladeren weg.

Bloemen en bureaustoel

Als collega’s nu nog steeds op een houten keuken- of plastic tuinstoel zitten te werken, zorg dan dat hun bureaustoel van het werk bij hen thuis wordt bezorgd. Dat geldt ook voor beeldschermen, muizen en toetsenborden. Te lang op een niet-ergonomische werkplek werken, levert klachten en uiteindelijk uitval op.
Wat ook klachten op kan leveren, is het over de datum zijnde potje in de kantoorkoelkast. Check regelmatig of de inhoud van de koelkast weggegooid kan worden, voordat deze uit zichzelf richting prullenbak loopt.
Als u dan toch bezig bent: stuur medewerkers een attentie zoals een bloemetje of een kaartje voor op de thuiswerkplek. Een mooi gebaar waardoor werknemers zich gewaardeerd voelen en meer verbondenheid ervaren met de organisatie.