Opties voor OR-verkiezingen tijdens de coronacrisis

De coronacrisis gooit mogelijk ook roet in het eten voor OR-verkiezingen. Zijn er verkiezingen gepland in deze periode, dan is het mogelijk niet haalbaar om deze te organiseren. Welke opties heeft de ondernemingsraad?

Is de zittingstermijn van de ondernemingsraad verstreken, dan moeten er OR-verkiezingen plaatsvinden om een nieuwe OR samen te stellen. Wanneer de verkiezingen plaatsvinden en op welke manier, is vastgelegd in het OR-reglement. Veel organisaties houden schriftelijke verkiezingen. Dat is nu gezien de coronacrisis niet aan te raden. Werknemers moeten dan immers op pad om hun stem uit te brengen en samenkomen is niet toegestaan.

Digitale OR-verkiezingen als alternatief voor schriftelijke verkiezingen

Een alternatief is om digitale OR-verkiezingen (artikel) te organiseren. Werknemers kunnen dan online hun stem uitbrengen. Dat kan ook vanuit huis. Besluit de OR om elektronische in plaats van schriftelijke verkiezingen te organiseren, dan moet de OR dit in overleg met de bestuurder aanpassen in het OR-reglement (tool) vóór aanvang van de verkiezingen. Bij digitale verkiezingen zijn er een aantal bijzondere aandachtspunten waarmee de OR rekening moet houden. Er moet zowel apparatuur als software beschikbaar zijn om de stem elektronisch uit te kunnen brengen. Bovendien moet de stemming geheim zijn; het mag dus niet herleidbaar zijn welke werknemer welke stem heeft uitgebracht. 

Geheimhouding digitale OR-verkiezingen garanderen

De geheimhouding is te realiseren door elke stemgerechtigde werknemer te voorzien van een unieke inlogcode, die bestaat uit een gebruikersnaam en wachtwoord die alleen bekend zijn bij de werknemer zelf. Met die code kan de werknemer dan inloggen op het netwerk van de onderneming en zijn stem uitbrengen op een speciaal daarvoor ingerichte site. Daarnaast moet het programma registreren dat er gestemd is, zodat de mogelijkheid om twee keer te stemmen is uitgesloten. Het gebruik van de nodige software en eventuele apparatuur, brengt natuurlijk de nodige kosten met zich mee. Dit moet de OR vooraf met de bestuurder overleggen.

OR-verkiezingen uitstellen vraagt om zorgvuldige communicatie

Om de verkiezingen uit te stellen, is er overeenstemming nodig met de bestuurder, vakbonden en achterban. Het uitstellen van de verkiezingen betekent bovendien een verlenging van de zittingstermijn van de OR. Daarvoor moeten gegronde redenen zijn. Bovendien moet de verlenging gelden voor een redelijke en overzichtelijke periode. Er is echter één grote maar: hoewel de OR-verkiezingen in de praktijk weleens uitgesteld worden, biedt de Wet op de ondernemingsraden deze optie in feite niet. Wijzigingen in de spelregels van de OR-verkiezingen in het OR-reglement, gelden pas bij de eerstvolgende verkiezingen. Dat betekent dat de verlenging van de zittingstermijn aangemerkt kan worden als in strijd met de wet. Hierdoor kan de  OR geen rechtsgeldige besluiten nemen. Om die situatie voor te zijn, is zorgvuldige communicatie over de noodzaak van het uitstel van de verkiezingen en de verlenging van de zittingstermijn naar alle betrokken partijen van groot belang. Door daarbij ook actief te vragen om eventuele bezwaren direct kenbaar te maken, kan de OR proberen die bezwaren vooraf weg te nemen.