Videovergaderen voor thuiswerkers

Zo veel mogelijk thuiswerken is een must om de verspreiding van het coronavirus (COVID-19) in te dammen. Dit leidt wel tot een aantal nieuwe uitdagingen in het contact houden met collega’s. Zo verliep die eerste online vergadering waarschijnlijk niet soepel: collega’s lieten op zich wachten, er waren technische problemen en vervolgens praatte iedereen door elkaar heen. Hoe organiseert u een efficiënte videovergadering?

Om een videovergadering succesvol te laten verlopen, is er in de eerste plaats een duidelijke uitnodiging nodig. Daarin vermeldt de organisator de datum en tijd, maar ook welke software voor de videovergadering wordt gebruikt. Zo kan iedereen de software tijdig installeren, het inloggen testen en zorgen dat zijn geluid en de microfoon werken. Populaire platforms voor videovergaderen zijn onder andere: Microsoft Teams, Zoom, Skype en Google Hangouts.

Beperk de duur van de vergadering

Vraag of iedereen een aantal minuten voor aanvang van de vergadering alvast wil inloggen zodat de vergadering op tijd kan beginnen. Het is namelijk behoorlijk vervelend voor alle andere deelnemers als zij moeten wachten op laatkomers, of als er technische problemen zijn die iemand tijdens de videovergadering probeert op te lossen. Spreek laatkomers overigens aan via de chat; dan schuiven ze vaak net iets sneller aan.
De concentratie is bij een videovergadering al snel op. Neem daarom af en toe een korte pauze en probeer sowieso om de vergadering zo kort mogelijk te houden: met grotere groepen maximaal een half uur. Om dat te bereiken, is een duidelijke agenda (tool) essentieel.

Voorzitter geeft het woord

Om de videovergadering in goede banen te leiden, is er een voorzitter die de vergadering leidt. De voorzitter geeft bepaalde werknemers het woord zodat niet iedereen door elkaar praat. Het gesprek profiteert er ook van als iedereen een headset heeft: het geluid galmt minder en de kwaliteit van het geluid verbetert. Een professionele headset hoeft helemaal niet duur te zijn, maar desnoods helpen de oortjes die standaard bij een smartphone zitten ook. Spreek wel af dat iedereen zijn microfoon uitzet als hij niet praat. Daardoor praten collega’s minder vaak door elkaar en is er geen storend omgevingsgeluid (zoals een krakende zak chips of rennende kinderen). Wil iemand het woord, dan is dat meteen duidelijk omdat hij zijn microfoon dan aanzet. Wacht wel tot de huidige spreker is uitgesproken.