Werkplek thuis niet zomaar onbelast inrichten

Als een werknemer thuis moet werken – bijvoorbeeld vanwege het coronavirus – mag zijn werkgever niet zomaar onbelast die thuiswerkplek voor hem inrichten. Daarvoor gelden namelijk allerlei voorwaarden.

Bij het inrichten van een thuiswerkplek, gelden niet alleen arbovraagstukken, maar ook fiscale:  de werkgever mag namelijk niet zomaar onbelast een stoel, bureau, internetaansluiting of mobiele telefoon vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Zeker nu veel werknemers thuis moeten werken vanwege de uitbraak van het coronavirus, is het belangrijk om de financiële gevolgen daarvan op een rij te hebben.

Arbovoorzieningen mogen onbelast

Arbovoorzieningen zijn voorzieningen die passen bij het arbeidsomstandighedenbeleid van uw organisatie. Ze vallen dan onder de gerichte vrijstellingen. Dat betekent dat de werkgever ze onbelast mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Er gelden wel een paar voorwaarden:

• De arbovoorzieningen hangen samen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
• De werknemer gebruikt de voorzieningen (gedeeltelijk).
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen.

Noodzakelijkheidscriterium helpt een handje

Heeft een werknemer voor zijn thuiswerkplek een laptop, smartphone of gereedschap nodig, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling daarvan gericht vrijgesteld als er voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Dat is het geval voor alle vormen van gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als:

• de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
• de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Ook internet thuis kan onbelast

Als het internet bij een werknemer thuis aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium voldoet, dan is de vergoeding van de abonnementskosten dus ook gericht vrijgesteld. Bij een combinatiepakket van bijvoorbeeld internet, telefoon en televisie, mag alleen het deel van de factuur dat voor de internetaansluiting is, onbelast vergoed worden zonder de vrije ruimte op te souperen.