Ambtelijk secretaris kan incidentele OR-taken oppakken

De ambtelijk secretaris heeft meestal een aantal vaste taken. Daarnaast kan hij de ondernemingsraad (OR) ondersteunen door incidenteel taken op te pakken. Het gaat dan bijvoorbeeld om het opstellen van het jaarverslag, het maken van een planning voor de langere termijn of helpen bij het organiseren van de OR-verkiezingen.

Bepaalde OR-taken komen af en toe terug. Zo is het handig als de OR aan het einde van het jaar vooruitkijkt naar wat komen gaat en alvast de OR-vergaderingen inplant. Dat kan er nog wel eens bij inschieten, omdat OR-leden druk zijn met hun reguliere werkzaamheden of bijvoorbeeld al hun tijd nodig hebben voor een instemmingsaanvraag. Een goed ingewerkte ambtelijk secretaris houdt het overzicht en biedt dan uitkomst.

Planning OR opstellen en overzicht creëren

Allereerst kan de ambtelijk secretaris helpen bij het maken van een planning. Hij plant de OR-vergaderingen in, reserveert een vergaderzaal en nodigt de OR-leden alvast uit. Daarnaast zet hij in de planning wanneer de OR vergadert met de bestuurder. Ook kan hij – als de OR dit gewend is – al vaste contactmomenten met de achterban inplannen. Per periode noteert de ambtelijk secretaris welke onderwerpen de OR sowieso moet bespreken. Denk aan zaken als het bespreken van de jaarrekening van de organisatie, de herziening van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het inplannen van OR-scholing.

OR-verslagen opstellen

Daarnaast kan de ambtelijk secretaris helpen bij het opstellen van het jaarverslag (tool). Aangezien de ambtelijk secretaris vaak degene is die de notulen opstelt van de OR-vergaderingen, kan hij na elke vergadering de belangrijkste zaken al in een document noteren. Zo heeft hij aan het einde van het jaar een goed overzicht van alle belangrijke momenten van de OR. Die kan hij omzetten in een jaarslag. Ook het overdrachtsdocument naar een nieuwe OR (tool) kan de ambtelijk secretaris opstellen. Hij kent alle lopende zaken en weet hoe procedures lopen. Hij is dan ook de aangewezen persoon om de nieuwe OR te informeren.

OR-verkiezingen organiseren

Tot slot kan de ambtelijk secretaris helpen bij het organiseren van de OR-verkiezingen. Gedurende de verkiezingstijd kan hij veel uitvoerend werk doen voor de OR, zoals het communiceren van de verkiezingsdatum, het reserveren van een locatie waar de werknemers hun stem kunnen uitbrengen en controleren of de kandidaten zich op de juiste manier hebben aangemeld voor de OR. Ook kan de ambtelijk secretaris controleren of de raad zich houdt aan alle regels voor de OR-verkiezingen. Deze staan in het OR-reglement.