Denk goed na over aanstelling ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris (AS) kan de ondernemingsraad (OR) ondersteuning bieden bij het OR-werk. Een AS kan de OR dus veel voordelen bieden, maar er zijn ook aandachtspunten. Daarom is een goede afweging van belang.

Een ambtelijk secretaris kan de OR veel werk uit handen nemen en kan daardoor een belangrijke steunpilaar zijn voor de OR. De AS wordt niet gekozen door werknemers en is geen OR-lid. Daarom blijft hij in functie op het moment dat de zittingstermijn van de OR afloopt en de werknemers een nieuwe OR kiezen. Dat zorgt voor continuïteit: de AS kent de lopende zaken en beschikt over alle benodigde informatie en kennis.

Voordelen van de ambtelijk secretaris

Naast continuïteit in een overgangsperiode brengt de ambtelijk secretaris meer voordelen met zich mee, zoals:

• de AS heeft kennis van zaken en is deskundig;
• de AS kan structuur aanbrengen in het OR-werk;
• de AS bewaakt de processen en procedures;
• de AS neemt praktische zaken voor zijn rekening, waardoor de OR-leden zich op de inhoud kunnen richten.

Positie ambtelijk secretaris moet ook niet té sterk worden

De OR moet echter wel de rolverdeling in de gaten houden en voorkomen dat de AS een te sterke positie krijgt binnen de OR. Doordat de AS mogelijk meer kennis en expertise in huis heeft dan de OR-leden en hij zich uitsluitend op OR-werk kan richten, bestaat namelijk de kans dat de OR zich afhankelijk gaat opstellen van de AS of dat hij onmisbaar wordt voor de OR. Dat is natuurljk niet de bedoeling.

Profiel van de ambtelijk secretaris vaststellen

De AS kan de OR op verschillende manieren ondersteunen: secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig. De OR moet daarom goed nadenken over het functieprofiel van de toekomstige AS (tool). Zoekt de OR een AS voor het maken van notulen en het opstellen van de agenda, dan voldoet een kandidaat die nog niet veel ervaring heeft. Is het de bedoeling dat de AS helpt bij het beantwoorden van advies- en instemmingsaanvragen, dan is het praktisch als hij een juridische achtergrond heeft en flink wat ervaring heeft opgedaan.

OR kan ook eigen OR-secretaris aanstellen

De OR kan daarnaast beschikken over een OR-secretaris. De OR-secretaris wordt gekozen uit de zittende raad en kan ook veel ondersteunende taken voor zijn rekening nemen of leiding geven aan een aanwezige ambtelijk secretaris. De OR moet een goede afweging maken van de taken van de ambtelijk secretaris (artikel) en of de OR ook een eigen secretaris aanstelt.