Accountant verliest loonstroken, werkgever krijgt boete

Als een werkgever zijn administratie uit handen geeft aan accountants- of administratiekantoor, mag hij ervan uitgaan dat die zijn zaakjes goed regelt. Toch kan hem een flinke boete te wachten staan als het kantoor de boel in de soep laat lopen. Dat blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank in Rotterdam.

Iedere werkgever moet aan zijn werknemers loonstroken uitdelen. Dat moet in ieder geval bij de eerste loonbetaling en daarna bij elke betaling waarbij de bedragen afwijken van de vorige loonbetaling.  Als een werkgever dat niet doet, kan hij een boete krijgen van Inspectie SZW. In een recente rechtszaak had de werkgever zijn accountant opdracht gegeven om loonstroken en urenoverzichten aan de werknemers te verstrekken. Die raakte de documenten echter kwijt.

Documenten waren veel te laat

De werkgever had na een eerdere controle van de inspectie al de opdracht gekregen om ‘bescheiden waaruit het loon, de vakantiebijslag en het aantal gewerkte uren van de werknemers bleek’ aan de inspectie te verstrekken. Daar gaf de werkgever zijn accountant de opdracht toe en hij leverde bij diezelfde accountant de papieren ook aan. Die verstuurde ze echter niet op tijd, wat de werkgever op een flinke boete van Inspectie SZW kwam te staan. De werkgever stapte daarop naar de rechter, omdat niet hij, maar zijn accountant, verantwoordelijk zou zijn voor de nalatigheid.

Werkgever blijft verantwoordelijk

Bij de rechtbank had de man geen geluk: die oordeelde namelijk dat de werkgever de boete per werknemer wel degelijk moest betalen. Dat de accountant degene was die er een zooitje van gemaakt had, nam niet weg dat de werkgever degene is die verantwoordelijk is voor de juiste loonbetaling en de bijbehorende administratieve verplichtingen. Toch werd de boete wel gematigd, omdat de werkgever een heel kleine organisatie met maar vier werknemers was. Hij moest per werknemer dan ook geen € 3.500, maar € 1.000 betalen. Die boete werd wel verdubbeld omdat de werkgever in 2016 ook al de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) had overtreden. Onder de streep bleef er dus een boete van € 8.000 over.
Rechtbank Rotterdam, 1 november 2019, ECLI (verkort): 8591