Concernregeling WKR? Niet zomaar hogere vrije ruimte!

Elke werkgever moet jaarlijks controleren of hij de beschikbare vrije ruimte overschrijdt en zo ja, de bijbehorende eindheffing moet betalen. Onder voorwaarde kan deze afrekening op concernniveau gebeuren.

Werkgevers moeten elk jaar afrekenen over het gebruik van de vrije ruimte in dat jaar. Als zij eindheffing moeten betalen vanwege overschrijding van de vrije ruimte in 2023, moeten zij die (uiterlijk) aangeven en betalen bij de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2024. Een werkgever moet dan de eventueel verschuldigde eindheffing werkkostenregeling (WKR) berekenen. Als hij deel uitmaakt van een concern, mag deze afrekening onder voorwaarden ook op concernniveau (artikel) gebeuren. Dat is overigens geen verplichting.

Concernregeling WKR niet altijd toepassen

Werkgevers mogen de concernregeling voor de werkkostenregeling toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Deze concernregeling moet niet verward worden met de fiscale eenheid.
Er is sprake van een concern als:

• de werkgever een belang – zoals aandelen of winstbewijzen – van minstens 95% in de andere werkgever heeft.
• de andere werkgever een belang van minstens 95% in de werkgever heeft.
• een derde een belang heeft van minstens 95% in zowel de ene werkgever als de andere werkgever.

Stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch zo met elkaar zijn verbonden dat zij een eenheid vormen, komen onder voorwaarden ook in aanmerking voor toepassing van de concernregeling.

Verschil kan gigantisch zijn

Als een concern bijvoorbeeld bestaat uit vier onderdelen die allemaal een fiscale loonsom van € 1.000.000 hebben, werkt de vrije ruimte als volgt:

• Als het concern de concernregeling niet toepast, is de vrije ruimte in 2023 3% over de eerste € 400.000 van elk onderdeel (€ 12.000) en 1,18% over de overige € 600.000 (€ 7.080). Voor alle concernonderdelen bij elkaar is dat dus € 76.320.
• Als het concern de concernregeling wél toepast, is de vrije ruimte 3% over de eerste € 400.000 van het hele concern (€ 12.000) en 1,18% over de overige € 3.600.000 (€ 42.480). De totale vrije ruimte is dan dus € 54.480.

Het verschil is in dit voorbeeld dus € 21.840 aan vrije ruimte in 2023. Als het concern daarover 80% eindheffing moet afrekenen, kost dat € 17.472 aan eindheffing.