Vragen over: de gegevens op de loonstrook

De Belastingdienst schrapte onlangs uit het Handboek Loonheffingen 2019 een hele lijst met gegevens die op de loonstroken en de jaaropgaaf van werknemers zouden kunnen staan. Wat hoort er wel precies op het loonstrookje van een werknemer en zijn werkgevers verplicht om die elk tijdvak uit te delen?

Werknemers hebben bij hun eerste loonbetaling altijd recht op een specificatie: de zogenoemde loonstrook. Daarna hoeven hun werkgevers in principe geen loonstrookjes meer uit te delen, tenzij er iets verandert in het loon van de werknemer. In de praktijk krijgen de meeste werknemers daarom elk loontijdvak een specificatie van hun loon.

Wat hoort er op de loonstrook?

De Belastingdienst wijzigde onlangs het Handboek Loonheffingen 2019: eerst stond er een lijst met gegevens die niet op de loonstrook hoefden, maar waarvan het wel aan te raden was om ze toch op te nemen. Die lijst is geschrapt. De volgende gegevens moeten wel op de loonstrook:

• het brutoloon in geld;
• de gespecificeerde samenstelling van het bruto- of het nettoloon;
• de gespecificeerde bedragen die de werkgever op het loon heeft ingehouden of ermee heeft verrekend;
• de wettelijke minimumvakantiebijslag waar de werknemer recht op heeft;
• het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst;
• het loontijdvak;
• het wettelijk minimumloon dat voor de werknemer geldt;
• de naam van de organisatie en de naam van de werknemer;
• als de loonstrook ook als jaaropgaaf geldt: de verplichte gegevens van de jaaropgaaf.

Verandert er per 1 januari 2020 iets aan de loonstrook?

Ja, de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) schrijft voor dat per 1 januari 2020 ook op de loonstrook staat of de werknemer een vast contract heeft of dat er juist sprake is van een flexibel contract. Die informatie is nodig, omdat de werknemer via de loonstrook zijn werkgever kan controleren. Als de werkgever te weinig WW-premie afdraagt, doordat hij in de loonaangifte een vast contract heeft doorgegeven, maar op de loonstrook aan de werknemer een tijdelijk contract heeft vermeld, kan er (opzettelijk) verkeerde informatie verstrekt zijn. Er is dan sprake van valsheid in geschrifte waarvoor de werkgever strafrechtelijk kan worden vervolgd.

Mag de loonstrook ook digitaal?

Een werkgever mag de loonstroken van een werknemer alleen digitaal verstrekken als hij daarvoor de expliciete toestemming (tool) heeft van de werknemer. Zonder die toestemming moet hij ze dus – op een veilige manier natuurlijk, het gaat immers om persoonlijke informatie – op papier uitdelen.
Overigens moeten digitale loonstroken ook goed beveiligd worden. Ze zomaar per e-mail verzenden is dan ook geen goed idee. Wel kan de werkgever gebruikmaken van een online portaal of van goed beveiligde e-mailberichten. Hoe dan ook moet de werknemer de loonstrook kunnen opslaan zodat hij hem later nog kan inzien.