Oude lijst buitenlandvergoedingen nog niet weggooien

Hoewel er per 1 oktober een nieuwe lijst met maximale onbelaste vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen is, mogen werkgevers de oude lijst met bedragen nog niet weggooien. Er kunnen immers nog declaraties binnenkomen die betrekking hebben op de periode vóór 1 oktober.

Als er nu een declaratie binnenkomt voor een dienstreis die een werknemer vóór 1 oktober gemaakt heeft, gelden daarvoor nog de bedragen van de Reisregeling Buitenland die toen gold: de oude bedragen dus! Werkgevers mogen voor die reis dus niet de maximumbedragen aanhouden die gelden per 1 oktober 2019.

Twee lijsten naast elkaar

Het kan bovendien zo zijn dat een werknemer een dienstreis gemaakt heeft die deels vóór 1 oktober plaatsvond en deels daarna: in principe mag de werkgever in dat geval voor het eerste deel van de reis de oude bedragen hanteren en voor het tweede deel van de reis de nieuwe bedragen. Was de werknemer op dienstreis naar Berlijn van 28 september tot en met 4 oktober, dan werkt dat dus zo:

• Over het deel van de reis van 28 tot en met 30 september mag de werkgever maximaal € 144 per dag onbelast vergoeden voor logies en € 127 per dag voor overige kosten.
• Over het deel van de reis van 1 tot en met 4 oktober mag de werkgever maximaal € 146 per dag voor logies vergoeden en € 105 per dag voor overige kosten.

Nieuwe bedrag niet altijd hoger

De kosten die werkgevers maximaal onbelast mogen vergoeden, worden elk half jaar – per 1 april en 1 oktober – aangepast. Ze worden dan niet per definitie hoger: dat hangt namelijk af van de ontwikkeling van de prijzen van logies, maaltijden en andere uitgaven overdag in het land of de stad van bestemming. In bovenstaand voorbeeld wordt de maximale onbelaste vergoeding voor logies wél hoger, maar daalt de maximale onbelaste vergoeding voor de overige kosten flink. De werkgever kan dus niet voor deze hele zakenreis de oude of de nieuwe bedragen aanhouden: hij moet de kostenvergoeding splitsen. Alleen als de vergoeding die hij betaalt voor alle dagen maximaal € 144 per dag voor logies en maximaal € 105 per dag voor overige kosten bedraagt, hoeft dat niet.