Waardering maaltijden op het werk opnieuw uitgelegd

Maaltijden op de werkplek moeten worden opgenomen in de aangifte loonheffingen. Hoe werkgevers die maaltijden daarbij moeten waarderen, staat in een nieuwe handreiking van de Belastingdienst.

Als een werknemer van zijn werkgever op de werkplek een maaltijd krijgt, moet de werkgever daarvoor een bedrag bij zijn loon tellen of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrij ruimte. Hij mag zo’n maaltijd dus niet zomaar onbelast uitdelen. Welk bedrag er geldt voor de maaltijd – met andere woorden: hoe de werkgever die moet waarderen – verschilt per situatie. De Belastingdienst heeft onlangs een handreiking uitgebracht die de regels rond de waardering van maaltijden voor de aangifte loonheffingen opnieuw uitlegt.

Nooit meer dan het normbedrag

Voor maaltijden op de werkplek geldt een normbedrag. Voor 2019 is dat € 3,35. Dat betekent dat de werkgever niet per werknemer hoeft bij te houden hoeveel broodjes kroket een werknemer eet, maar dat hij een vast bedrag van € 3,35 per maaltijd mag hanteren. Dat bedrag mag hij ook aanhouden als de waarde in het economisch verkeer van een maaltijd eigenlijk hoger of lager is.
Als een werknemer een eigen bijdrage betaalt voor de maaltijd, moet die van het normbedrag afgehaald worden. Het restant – dat nooit lager mag zijn dan € 0 – telt de werkgever vervolgens bij zijn loon of wijst hij aan als eindheffingsloon.

Administratie per werknemer soms onnodig

Als de werkgever de maaltijden bij het loon van de werknemer telt, moet hij ook per werknemer bijhouden hoeveel maaltijden hij nuttigt en hoeveel eigen bijdrage hij daarvoor betaalt. Wijst hij de maaltijden aan als eindheffingsloon voor de vrije ruimte, dan hoeft dat echter niet. Hij mag dan alle maaltijden van alle werknemers bij elkaar optellen en daar alle eigen bijdragen van aftrekken. Het resterende bedrag kan hij vervolgens ten laste van de vrije ruimte brengen.

Waardering kan ook lager zijn

Het normbedrag van € 3,35 geldt voor alle soorten maaltijden: ontbijt, lunch en diner. Dat betekent in de praktijk dat de waarde van een maaltijd soms aantoonbaar lager is dan € 3,35. Een boterham met kaas kost immers veel minder. In zo’n geval mag de werkgever het lagere bedrag tot het loon van de werknemer rekenen of in de vrije ruimte stoppen. Let wel op: het gaat niet alleen om de kosten van de ingrediënten. Ook bijvoorbeeld: personeelskosten van de kok en ober, de eventuele zaalhuur en energiekosten tellen daarbij mee.