Notulen van de OR: uitgebreid of beknopt verslag?

Notuleren is een vak apart; het vergt de nodige vaardigheden. De ondernemingsraad (OR) moet zich er wel iets in verdiepen, want de raad heeft de plicht om de notulen van al zijn vergaderingen bekend te maken aan de bestuurder en de achterban. Maar moet dit echt een compleet en woordelijk uitgewerkt verslag zijn, of mag de OR ook een opsomming van de hoofdzaken verstrekken?

De wettelijke verplichting voor de rapportage aan de werknemers (de achterban) is vrij summier, maar wel heel duidelijk. Zo stelt artikel 14, lid 2h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dat iedere OR in zijn reglement móet vastleggen op welke manier de raad de verslagen (notulen) van al zijn vergaderingen én het OR-jaarverslag bekendmaakt aan de bestuurder en aan de ‘in de onderneming werkzame personen’, de achterban dus. Ook moet de OR de agenda verspreiden (artikel 14, lid 2f WOR).

Maak een uitgebreid verslag en een beknopt verslag

Met de notulen kan de OR flink variëren in vorm en inhoud. Om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie krijgt die hij nodig heeft en de notulen ook daadwerkelijk leest, is het slim om twee soorten notulen te maken:

• Uitgebreid verslag van de vergadering: bedoeld voor de genodigden van de vergadering (aanwezig of afwezig). Dit is nodig zodat de OR op een later tijdstip nog eens kan teruglezen wat er nu exact is gezegd door wie en waarom.
• Verkort verslag als samenvatting met hoogtepunten: het beknopte verslag is voor de achterban prettiger lezen. Zij hebben het liefst een opsommende samenvatting die een overzicht geeft van alle besluiten die zijn genomen en actiepunten die uit de vergadering voortvloeien.

Houd rekening met geheimhoudingsplicht

Bij een beknopt verslag kan de OR de informatie die valt onder de geheimhoudingsplicht makkelijk filteren. De geheimhouding is dus niet per se een obstakel: maak van alle vergaderingen in ieder geval de agenda vooraf en een beknopt verslag achteraf openbaar. Spreekt de OR geheimhouding af met de werkgever, dan kan de OR beslissen om die verslagen te publiceren na de embargotermijn. Ten slotte is het verstandig voor de OR om na te denken over het versturen van een e-mailnieuwsbrief, het gebruik van sociale media en hoe de raad te werk gaat bij het verspreiden van een persbericht.