Projecten moeten niet eindeloos duren

Een project heeft altijd een begin- en einddatum. Of de geplande einddatum gehaald wordt, hangt vooral af van de tijd die in de praktijk voor het project beschikbaar is. Er zijn gelukkig een paar ingrepen die de vaart weer in een stagnerend project kunnen brengen.

Als het goed is, staan in elk projectplan (e-learning) heldere afspraken over mijlpalen, opleverdata van deelresultaten en levertijden van leveranciers. Gaandeweg kan het project vertraging oplopen  of de deadline naar voren worden gehaald. In dat geval is het zaak om het project weer vlot te trekken. Op welke manier dat ook gebeurt, bij projectmanagement is prioriteiten stellen altijd het uitgangspunt.

Verander de inhoud van het project

Pas de omvang van het project aan, verlaag kwaliteitseisen of schrap niet essentiële activiteiten. Probeer dit altijd in overleg te doen, zodat alle teamleden en de opdrachtgever van uw besluit afweten en er geen onnodig werk verricht wordt dat het project vertraagt.

Maak langere dagen

Als de werkuren van werknemers worden uitgebreid, is het zaak om de effectiviteit en scherpte  van werknemers in de gaten te houden. Vanaf een bepaald inspanningsniveau nemen die af, nog langer doorwerken heeft dan weinig nut. Houd verder in het achterhoofd dat dit soort maatregelen demotiverend kunnen werken binnen het team en dat het meer geld kost.

Pas het projectteam aan

Zet meer mensen in of vervang teamleden. Een frisse blik van een nieuw teamlid kan het proces versnellen. Let er wel op dat u of een ander teamlid dan niet te veel tijd kwijtraakt aan het inwerken van het nieuwe teamlid. Houd in de gaten dat meer mensen inzetten op een taak niet altijd versnellend hoeft te werken, men kan elkaar in de weg gaan lopen waardoor het tegengestelde bereikt wordt. Daarnaast kost het meer geld.

Richt het projectproces anders in

Rangschik activiteiten op een andere manier. Ook hierbij geldt: alleen als dit tot een hogere productiviteit leidt. De verandering hoeft niet eens wereldschokkend te zijn. Het kan juist voor die frisse wind en afwisseling zorgen die teamleden op dat moment hard kunnen gebruiken.

Stel zaken uit

Stel bepaalde activiteiten die het eindresultaat niet of nauwelijks beïnvloeden uit tot na de oplevering. Zo kan het project toch nog op tijd afkomen en haalt u uw deadline zonder dat er noemenswaardige aspecten blijven liggen. Dit is in veel gevallen verstandiger dan stug volhouden en proberen alles af te krijgen en uiteindelijk maar een half eindproduct af te leveren.