Verklaring onmisbaar voor toepassing reisaftrek

Als een werknemer geen reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer krijgt van uw organisatie, kan hij onder voorwaarden de reisaftrek toepassen in zijn aangifte inkomstenbelasting. Daarvoor moet hij wel over een openbaarvervoerverklaring of reisverklaring beschikken.

Eén van de voorwaarden waaraan een werknemer moet voldoen om voor de reisaftrek in de inkomstenbelasting in aanmerking te komen, is dat hij een openbaarvervoerverklaring of reisverklaring moet hebben.

Verklaring bewaren voor de Belastingdienst

Een openbaarvervoerverklaring is een bewijs dat de werknemer met het OV heeft gereisd. Een aantal vervoersbedrijven – waaronder de NS – geven deze gegevens al standaard aan de Belastingdienst door voor gebruikers van een jaar(traject)kaart. Is dat niet het geval, dan moet de werknemer er zelf één aanvragen bij zijn vervoersbedrijf.
Werknemers die met losse vervoersbewijzen of een persoonlijke of anonieme OV-chipkaart reizen, krijgen geen openbaarvervoerverklaring. Uw onderneming moet dan op verzoek een reisverklaring (tool) aan de werknemer verstrekken. De werknemer moet de verklaring op verzoek van de Belastingdienst kunnen overleggen. Ook moet hij aannemelijk kunnen maken dat hij met het OV heeft gereisd. Er zijn geen voorschriften voor hoe de werknemer dat regelt. Dat kan bijvoorbeeld met een transactieoverzicht of de betalingsgegevens van de persoonlijke OV-chipkaart van de werknemer. 

Niet mogelijk bij eigen vervoer

Werknemers die met eigen vervoer van en naar hun werk reizen (bijvoorbeeld de auto of de fiets), komen niet in aanmerking voor reisaftrek in de inkomstenbelasting. Uw onderneming kan € 0,19 per kilometer aan hen onbelast vergoeden. Werknemers die deels met eigen vervoer en deels met het OV naar het werk gaan, kunnen voor de OV-kilometers wel reisaftrek toepassen.