Rapporteren aan de organisatie: het OR-jaarverslag

Het jaarverslag van de ondernemingsraad (OR) is een belangrijk middel om de resultaten van de inspanningen van de OR aan de organisatie te rapporteren. Het jaarverslag is een wettelijke verplichting, maar biedt de OR ook kansen om de achterban meer bij de OR-werkzaamheden te betrekken. De vorm en inhoud van het OR-jaarverslag zijn dan ook van groot belang!

De Wet op de ondernemingsraden (artikel 14, lid 2h WOR) verplicht de OR tot het jaarlijks produceren van een activiteitenoverzicht in de vorm van een jaarverslag. In het OR-reglement staat wat voor de OR een ‘jaar’ is – meestal een kalenderjaar, soms een zittingsjaar – en wanneer het af moet zijn: meestal binnen drie maanden na dat jaar. Maar wat betreft vorm en inhoud laten wet en reglement de OR volledig vrij. 

Inhoud van het OR-jaarverslag

Het communiceren met de achterban is de kern van het OR werk. De OR moet dan ook goed nadenken over de inhoud van het OR-jaarverslag (tool). Het jaarverslag moet vooral gericht zijn op wat de OR heeft bereikt. De OR moet niet te bescheiden zijn in het delen van de successen, want het jaarverslag is ook een mooi middel om de achterban te enthousiasmeren voor het OR-werk (artikel). Denk na over:

• een kort, maar krachtig welkomstwoord;
• een overzichtelijke inhoudsopgave;
• de belangrijkste thema’s waarmee de OR zich heeft beziggehouden;
• de subthema’s die bij de OR op de agenda stonden;
• een evaluatie van het functioneren van de OR;
• een visie op de toekomst: afsluitend aangeven wat de OR voor het komend jaar op de agenda heeft staan;
• eventuele bijlagen (laat onnodige informatie weg!).

Ook taalgebruik en vorm OR-jaarverslag zijn van belang

Het verslag bestaat al snel uit lange lappen tekst. Onnodige informatie schrappen en de tekst voorzien van een prettige structuur met behulp van tussenkopjes en alinea’s en misschien zelfs aparte kaders met informatie, maken het jaarverslag prettiger leesbaar. Laat een beschrijving van het werkproces dus achterwege, maar benoem vooral het behaalde resultaat en de inzet van de OR. De OR kan het verslag ook leesbaar maken door te letten op het taalgebruik: dus geen ambtelijke taak, ingewikkelde zinnen, jargon of afkortingen. Niet alleen de tekst is van belang, ook de vormgeving speelt een rol. Elementen zoals afbeeldingen, het gebruik van kleur en een aangenaam lettertype en lettergrootte kunnen het OR-jaarverslag aantrekkelijker maken.

Creatief met publicatie OR-jaarverslag

Voor de publicatie van het OR-jaarverslag heeft de OR verschillende opties, zoals het verslag op intranet plaatsen, een papieren versie verspreiden of usb-stick met daarop het OR-verslag uitdelen. Bij sommige organisaties past het om het OR-jaarverslag creatief of ludiek te benaderen. Zo zijn er ondernemingsraden die het jaarverslag altijd presenteren, terwijl andere het uitdelen in de kantine of op een evenement. Ook zijn er raden die het jaarverslag in de vorm van een filmpje gieten. Er is geen wettelijk verplichte vorm, dus de OR kan creatief zijn!