E-mailnieuwsbrief opstellen voor de achterban

Met een e-mailnieuwsbrief houdt de ondernemingsraad (OR) de achterban op de hoogte van het werk van de OR. Het is wel zaak om een e-mailnieuwsbrief zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren, want anders belandt die linea recta in de digitale prullenbak. Waar moet de ondernemingsraad (OR) op letten bij het opstellen van een e-mailnieuwsbrief?

De OR heeft de plicht om de agenda en verslagen van vergaderingen te publiceren. Om de achterban betrokken te houden bij de OR, doet de OR er ook goed aan om de achterban regelmatig te informeren over onder meer zijn activiteiten en de resultaten die hij heeft geboekt. Een nieuwsbrief is hiervoor een geëigend middel. De praktijk leert echter dat slechts een klein deel van de mensen die een nieuwsbrief ontvangen, deze ook opent: gemiddeld zo’n 30%. En ze besteden er gemiddeld maar 51 seconden aan. De OR moet de lezer dus in een heel kort tijdsbestek overtuigen om de e-mail te openen, zijn aandacht vangen en hem eventueel verleiden om in actie te komen. 

Aandachtspunten bij de e-mailnieuwsbrief

Een nieuwsbrief begint al in de inbox van de ontvanger. Op basis van de afzender, onderwerpzin, eerste zin en preview pane (scherm waarin de eerste zinnen te lezen zijn) bepaalt hij of hij de e-mail opent of meteen weggooit. De volgende tips zorgen ervoor dat de ontvanger de nieuwsbrief opent:

• De afzender van de mailing is vaak de belangrijkste reden om een e-mail te openen of niet. Veel ontvangers verwijderen nieuwsbrieven van onbekende afzenders direct. Het moet dus duidelijk zijn dat de OR de afzender is.
• De onderwerpzin moet de lezers de nieuwsbrief in trekken. Hij moet aantrekkelijk zijn en een goed beeld geven van de inhoud. Lezers ontvangen de e-mailnieuwsbrief niet omdat ze actief zochten naar de informatie die erin staat. Beantwoord dus direct de vraag ‘Wat heb ik eraan?’.
• Beperk de lengte en snijd niet meer dan zo’n drie onderwerpen aan en schrijf bondig en direct.
• Veel ontvangers zien alleen het voorbeeld van de mailing in hun mailbox. Vaak is het bovenste gedeelte van de nieuwsbrief zichtbaar. Zorg dat dit er professioneel en aantrekkelijk uitziet.
• Veel nieuwsbriefprogramma’s bieden de mogelijkheid om de nieuwsbrief te personaliseren, bijvoorbeeld door in de aanhef de naam van de ontvanger weer te geven.

Evalueer de OR-nieuwsbrief

Het is bij nieuwsbrieven verstandig om regelmatig de verzending (en de ontvangst) ervan te evalueren. In de meeste software voor nieuwsbrieven is het mogelijk om bij elke nieuwsbrief de statistieken te bekijken: hoe vaak wordt de nieuwsbrief opengeklikt? Welke berichten zijn veel gelezen, en welke minder (of helemaal niet)? Zo'n evaluatie biedt de OR inzicht in mogelijke verbeterpunten van de OR-nieuwsbrief (tool). De OR kan bijvoorbeeld op basis van de uitkomsten besluiten om de nieuwsbrief anders op te stellen of de frequentie ervan te veranderen. De OR kan zijn achterban uiteraard ook rechtstreeks om een terugkoppeling van de nieuwsbrief vragen.