OR moet regelmatig rapporteren aan zijn achterban

De ondernemingsraad (OR) moet volgens de Wet op de ondernemingsraden de achterban op de hoogte houden van zijn activiteiten. Zo moet de OR de agenda van de vergaderingen, verslagen van vergaderingen en het OR-jaarverslag bekendmaken aan de bestuurder en de achterban. Hoe de OR dit aanpakt, staat in het OR-reglement.

De verplichtingen rond het publiceren van de agenda en de verslagen staan in artikel 14, lid 2f tot en met h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De OR mag zelf bepalen wanneer hij de agenda rondstuurt, zolang het maar uiterlijk zeven dagen vóór de betreffende vergadering gebeurt. Wat de OR hoe en wanneer aan de achterban communiceert, moet de OR vastleggen in het OR-reglement (infographic).

Agenda is meer dan  opsomming van onderwerpen

Voorafgaand aan de OR-vergadering, stelt de OR een agenda (tool) op. De OR kan een agenda rondsturen met alleen de onderwerpen die aan bod komen tijdens de vergadering, maar daarmee verstrekt de OR weinig informatie aan de achterban en aan de deelnemers van de vergadering. Het is daarom beter om met een zogeheten beredeneerde agenda te werken. Daarin staan:

• alle onderwerpen voor de vergadering;
• een korte onderbouwing per onderwerp;
• het doel van elk agendapunt.

Met name het doel is belangrijk. Dat bepaalt tenslotte de voorbereiding van de OR en waar de OR in de vergadering op stuurt. Bovendien geeft het de achterban meer inzicht waarom de OR met dit onderwerp aan de slag gaat.

Resultaten van de vergadering rapporteren

Goed rapporteren is van belang voor iedere OR. Het is raadzaam om twee soorten notulen te maken: een uitgebreid en een beknopt vergaderverslag. Het uitgebreide verslag is bedoeld voor de genodigden van de vergadering (aanwezig of afwezig). Zo'n uitgebreid verslag is handig om op een later tijdstip nog eens terug te lezen wat er door wie precies gezegd is en waarom. De achterban heeft waarschijnlijk weinig behoefte aan zo'n uitgebreid verslag. Voor de achterban kan een beknopte versie, afgeleid van het uitgebreide verslag, meestal volstaan. 

Een beknopt verslag van de vergadering

De beknopte versie moet een prettig leesbaar verslag zijn met een samenvatting van de besproken onderwerpen en besluiten die zijn genomen, plus de gestelde actiepunten. De OR kan de onderwerpen uitwerken volgens een werkwijze die aansluit bij de beredeneerde agenda: onderwerp, aanleiding, standpunt van de OR en de stand van zaken, afspraken en besluiten. Dat geeft de achterban een goed overzicht van wat er tijdens de vergadering is besproken en afgesproken. De notulen zijn ook een mooie voorzet voor het OR-jaarverslag (artikel), waarmee de OR de achterban een overzicht geeft van de inspanningen en vorderingen van de OR het afgelopen jaar.