Goed rapporteren is noodzakelijk voor OR

De ondernemingsraad (OR) rapporteert regelmatig aan de achterban over de onderwerpen die de raad bezighouden. Aan de andere kant ontvangt de OR rapportages van de bestuurder. De OR rapporteert dus heel wat, de raad: pluist informatie uit, formuleert heldere conclusies en presenteert de resultaten. Een goed rapport is afgestemd op de doelgroep!

De OR rapporteert constant. Zo licht de OR de bestuurder in over een bepaald advies- of instemmingsplichtig besluit en legt verantwoording af aan de achterban met bijvoorbeeld het OR-jaarverslag. De basisregel is dat de OR eerst het doel van de rapportage vaststelt en dan pas gaat nadenken over vorm en inhoud.

Rapporteren aan de achterban

De kern van het OR-werk is de vertegenwoordiging van de achterban. Duidelijke communicatie over de resultaten van het OR-werk lijkt een logische afgeleide van deze kerntaak. Toch richt menig OR zich op het verzamelen van input van de achterban en niet op het consequent informeren ervan. Om de achterban niet te bombarderen met informatie, is het slim om er bijvoorbeeld voor te kiezen om een maandelijkse nieuwsbrief uit te brengen en daarnaast een intranet of social-mediapagina op te zetten. De informatieverstrekking moet zo ingericht zijn dat de achterban niet het gevoel krijgt te worden lastiggevallen, maar wel toegang heeft tot alle informatie van het OR-werk.

Rapportage vanuit de bestuurder

De OR informeert de bestuurder niet alleen over de speerpunten en standpunten van de OR. Om echt resultaten te boeken, moet de OR beschikken over een permanente informatiestroom. De OR heeft recht op de volgende inlichtingen van de bestuurder:

• Basisinformatie: een standaardpakket dat bij aanvang van de zittingsperiode en tussentijdse wijziging moet worden verstrekt. Doorgaans gaat het hier om gegevens die algemeen bekend zijn en voor OR-leden dan ook weinig nieuws bevatten. Aan een wijziging van de te verstrekken informatie gaat meestal een adviesprocedure vooraf.
• Financieel-economische informatie: het gaat om het algemene reilen en zeilen van de organisatie, dus ook om organisatorische zaken. De OR heeft minimaal twee keer per jaar recht op zowel (de resultaten van) het gevoerde als van het te voeren beleid.
• Sociale informatie: de bestuurder moet de OR eens per jaar informeren over het gevoerde en te voeren sociaal beleid.
• De OR mag de bestuurder zelf ook vragen om meer informatie volgens artikel 31, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden.