OR moet schriftelijk en genuanceerd communiceren

De OR heeft regelmatig contact met de bestuurder. Niet alleen vanwege de verplichte overlegvergadering maar ook voor advies- en instemmingsverzoeken of het bespreken van ideeën op basis van het initiatiefrecht. Het is altijd slim om de communicatie zakelijk én duidelijk op schrift te laten verlopen.

OR en bestuurder hebben diverse contactmomenten om verschillende redenen. De ene keer zal het contact vrij formeel zijn, de andere keer informeel. Een slimme OR legt de communicatie met de bestuurder (tools) schriftelijk vast én zorgt voor een duidelijke en genuanceerde formulering en uitwerking.

Ook rechter velt oordeel over communicatie OR

In geval van een advies- of instemmingsverzoek is het zeker van belang dat de OR de communicatie met de bestuurder zorgvuldig vastlegt. Zo moet de OR zijn advies, instemming  of afwijzing goed onderbouwen. Zorgvuldig uitgewerkte argumenten helpen niet alleen om de bestuurder en achterban te overtuigen van de visie van de OR maar zijn ook cruciaal als het tot een rechtszaak mocht komen. Wil de bestuurder zijn plan zonder instemming van de OR doorvoeren, dan moet hij daarvoor immers naar de kantonrechter. In dat geval velt ook de rechter een oordeel over de motivatie van de OR.

Zorgvuldig gedocumenteerde communicatie als archief

Een andere reden om de communicatie zorgvuldig vast te leggen, is dat de OR zo een archief opbouwt. Als het OR-werk goed gedocumenteerd is, kunnen OR-leden altijd opzoeken wat er afgesproken werd en waarom. Ook komt zo’n archief goed van pas als de samenstelling van de OR wijzigt en de zittende OR-leden hun OR-werk overdragen (tool). Nieuwe OR-leden kunnen zich dan inlezen waar nodig en zijn snel op de hoogte van de eerdere ontwikkelingen.

Tips voor schriftelijk contact

Communicatie op papier verloopt altijd anders dan persoonlijk contact. Omdat het om formele zaken gaat, is een zakelijke formulering en toon ook gepast. Een paar tips voor schriftelijk contact met de bestuurder:

• Neem beleefdheidsvormen in acht in de aanhef, eventueel met titel (drs. of professor). Een aanhef zoals ‘Hooggeleerde’ en ‘Weledelgestrenge’ is echter uit de tijd, ook binnen organisaties met een heel formele bedrijfscultuur. 
• Vermeld plaats en datum voluit, dus ‘Rotterdam’ in plaats van ‘R’dam’.
• Voorzie de documenten van een kenmerk, dat maakt het administreren eenvoudiger.
• Maak onder ‘Betreft’ bovenaan het document kort duidelijk waar de brief over gaat.
• Sluit vriendelijk af: ‘Hoogachtend’ is meestal te formeel, kies dan liever voor ‘Met vriendelijke groet’.