AVG: welke gegevens aanleveren aan verzuimverzekeraar?

De werkgever mag in beginsel geen gegevens verwerken die iets zeggen over de gezondheid van de werknemer. Maar als de werkgever een contract heeft met een verzuimverzekeraar, zal hij gegevens moeten verstrekken voor de claimbeoordeling. Dit mag onder bepaalde voorwaarden.

Uw organisatie kan diverse verzekeringen afsluiten om het ziekte- en arbeidsongeschiktheidsrisico van werknemers af te dekken. Denk aan het risico van de loondoorbetalingsplicht bij ziekte, het eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet (ZW), de Werkhervattingsregeling voor gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) en verzekeringen voor de bovenwettelijke aanvullingen op de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Voor het afsluiten van zo’n verzekering heeft de verzekeraar bepaalde (gezondheids)gegevens van werknemers nodig. Deze mag de werkgever echter niet zomaar verstrekken. Hij moet hierbij rekening houden met de privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Gegevens nodig voor maken risico-inschatting

In het Besluit SUWI staat welke gegevens een organisatie onder de AVG mag aanleveren aan een verzekeraar. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de gegevens die een organisatie mag verstrekken voorafgaand aan het sluiten van een verzekeringsovereenkomst (zodat de verzekeraar een offerte kan uitbrengen) en de gegevens die een organisatie mag verstrekken op het moment dat er daadwerkelijk een contract wordt gesloten. Het aanleveren van gegevens vóór het sluiten van een verzekeringsovereenkomst is voor de verzekeraar van belang omdat hij zo een goede risico-inschatting kan maken en daar de premie op afstemt. De werkgever mag in deze fase onder meer de volgende gegevens verstrekken van werknemers:

• geboortedatum;
• geslacht;
• gegevens over het dienstverband (begin- en einddatum van contract, contractsoort);
• salaris;
• verzuimstatistieken (denk aan de duur, frequentie en het aantal werknemers dat ziek is);
• (geanonimiseerde) arbeidsongeschiktheidspercentages van werknemers.

Welke gegevens verstrekken bij aangaan contract?

Als de werkgever daadwerkelijk een contract met de verzekeraar aangaat, mag hij meer gegevens over zijn werknemers aanleveren. Hij mag dan bijvoorbeeld ook het volgende verstrekken:

• NAW-gegevens;
• verpleegadres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• het burgerservicenummer (BSN).

Is een werknemer ziek en dient de werkgever een claim in bij de verzekeraar, dan mag hij naast deze persoonsgegevens ook bepaalde gezondheidsgegevens afgeven. Het gaat dan om gegevens die nodig zijn om uitvoering te geven aan de verzekeringsovereenkomst zodat de verzekeraar een claimbeoordeling kan maken. Dit zijn onder andere:

• datum eerste verzuimdag en vermoedelijke duur van het verzuim;
• het arbeidsongeschiktheidspercentage of de loonwaarde van deze werknemer;
• het plan van aanpak en ingezette interventies;
• gegevens over de prognose en het verloop van de re-integratie.

Het gaat hier nadrukkelijk niet om gegevens die inzicht geven in de medische situatie van de werknemer (dus geen diagnose).