Gefaseerde samenwerking vergroot anticipatievermogen

In een samenwerking zijn verschillende fasen te onderscheiden. Als OR-leden deze fasen herkennen en weten welke uitdagingen en problemen elke fase met zich meebrengt, kunnen zij hierop inspelen en zo hun onderlinge samenwerking verbeteren.

Een nieuw gekozen OR kan in de samenwerking (e-learning) vier verschillende fases onderscheiden. Het gaat hierbij om de oriëntatiefase, de machtsfase, de productiefase en de evaluatie.

• In de oriëntatiefase stellen de OR-leden de doelen vast. Het gemeenschappelijke doel vormt de basis van de OR. De OR-leden leren elkaar kennen en oriënteren zich op hun eigen taken en doelen.
• In de machtsfase gaan de OR-leden posities innemen en zoeken zij naar een manier om samen te kunnen werken. De pikorde wordt in deze fase bepaald.
• In de productiefase kunnen alle OR-leden aan de slag het vaststellen van de normen en waarden en het vastleggen van de doelen. OR-leden kunnen hun taken zelfstandig of in kleine groepjes uitvoeren en terugkoppeling geven aan de OR. De voorzitter leidt het proces in goede banen.
• Na het bereiken van een doel doet een OR er goed aan om het proces te evalueren (tool) en lessen te trekken uit wat er wel en juist niet goed liep.

Bij elk project opnieuw de samenwerkingsfasen doorlopen

Een OR gaat bij elke behandeling van een onderwerp, adviesaanvraag (tools) of instemmingsaanvraag (tool) weer opnieuw door de verschillende fasen van samenwerking. Hoe langer OR-leden samenwerken, hoe sneller zij de verschillende fases kunnen doorlopen. De OR-leden hoeven elkaar en hun posities bij diverse onderwerpen niet telkens opnieuw weer te leren kennen. Voor een zo efficiënt mogelijke samenwerking houdt een OR rekening met de verschillende fasen in een traject. Zo kunnen zij inspelen op eventuele problemen die kunnen ontstaan. Een slimme OR:

• onderscheidt bij het vaststellen van de planning verschillende fasen en baseert het tijdspad daarop;
• bekijkt bij de voortgangsbesprekingen in welke fase de raad zit en wanneer de volgende fase zich vermoedelijk aandient;
• evalueert na afloop het project en gaat na in welke fase er iets fout liep en waarom.