OR-werk van afstand bekijken en evalueren

In veel organisaties is de zomerperiode relatief rustig. Dat kan een mooie aangelegenheid zijn om het OR-werk te evalueren. Wat gaat er goed, wat kan beter, wat zijn de knelpunten en zijn die te verhelpen?

Omdat de meeste OR-leden hun OR-taken uitvoeren naast hun reguliere functie, is het altijd een uitdaging om de beperkt beschikbare OR-tijd zo optimaal mogelijk te benutten. Met enige afstand naar het OR-werk en de inrichting daarvan kijken, schiet er dan ook vaak bij in. Een relatief rustige periode binnen de organisatie zoals de zomer, kan een uitgelezen kans zijn om de uitvoering van het OR-werk eens kritisch te bekijken. Ook kan de OR eventueel een bepaald project evalueren (tool).

OR-jaarplanning als leidraad evaluatie OR-overleg

De jaarplanning van de OR kan een goede leidraad zijn voor de evaluatie. De planning biedt immers een mooi overzicht van de belangrijkste taken van de OR en de tijd die daarvoor beschikbaar is. De OR kan bijvoorbeeld eens kritisch kijken naar de overlegmomenten en de duur ervan. Kan de OR ook volstaan met minder frequent overleg kunnen onderwerpen worden samengebracht in één overleg? Moeten de betrokken deelnemers daadwerkelijk allemaal aanwezig zijn of volstaat de aanwezigheid van alleen de echt direct betrokken verantwoordelijken? De OR kan daarnaast bespreken of er zaken zijn die de OR kan afhandelen en afstemmen per e-mail en telefoon waardoor een overleg niet meer nodig is. Een maand- en weekagenda voor de OR (tool) kan een goed hulpmiddel zijn voor de OR-leden om het overzicht over hun OR-werk te houden.

Goed voorbereid vergaderen

Daarnaast is er mogelijk ook ruimte voor verbetering in de aanpak van een vergadering (tools). De OR kan met behulp van de volgende vragen bespreken wat er beter kan:

• Werkt de OR met een goed uitgewerkte agenda voor het overleg?
• Dienen OR-leden goed uitgewerkte agendapunten in, eventueel voorzien van de nodige documenten ter voorbereiding?
• Bereiden OR-leden zich goed voor?
• Hanteert de OR de juiste soort besluitvorming (tool)?
• Zijn de notulen (tools) volledig en duidelijk?
• Zijn de notulen voor zowel OR als achterban als bestuurder terug te vinden?