Controleopties of jaarrekeningen correct zijn gedeponeerd

Deponeert uw organisatie binnenkort de jaarrekening via Standard Business Reporting (SBR)? De Kamer van Koophandel (KvK) biedt een standaardapplicatie aan waarmee uw organisatie kan controleren of de jaarstukken goed zijn gedeponeerd. Ook de ‘zelfservice’ van de KvK biedt controlevoordelen.

Na afloop van ieder boekjaar moeten organisaties de jaarrekening opmaken, laten vaststellen en deponeren bij de KvK. Organisaties die de gedeponeerde jaarrekening willen nakijken, kunnen via de zoekfunctie van de KvK de gedeponeerde stukken terugvinden door het KvK-nummer in te typen of de naam van de organisatie. Via de optie ‘Jaarrekeningen’ zijn de jaarstukken van ieder boekjaar te vinden. De aanwezigheid van het boekjaar in de lijst, is ook een bevestiging van de verwerking. 

Zelf deponeren van de jaarrekening kan ook

Werkt uw organisatie met het jaarrekeningenregime (tool) voor kleine of micro-ondernemingen, dan kan uw organisatie ook zelf handmatig via de KvK-service ‘Zelf Deponeren Jaarrekening’ de jaarrekening invoeren en versturen. Daarvoor is het publicatiestuk van de jaarrekening nodig én een KvK-account met autorisatie voor het deponeren of een eHerkenningsmiddel van minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 (EH2) of een toegangscode die gekoppeld is aan de rechtspersoon waarvoor deponering plaatsvindt. Voordelen van deze deponeringsservice zijn dat direct bevestigd wordt dat de jaarrekening gedeponeerd is (via e-mail met pdf-weergave van het publicatiestuk), de jaarrekening is direct zichtbaar, opvraagbaar en komt beschikbaar in XBRL (tool).

Verwerkingsproces via selfservice sneller

Jaarrekeningen die via de zelfservice zijn ingediend, zijn bovendien direct zichtbaar in het Handelsregister (tool). In vergelijking van de verwerking van jaarrekeningen die per post of per e-mail zijn ingeleverd is dit een vooruitgang. Dit verwerkingsproces nam namelijk 5 tot 10 werkdagen in beslag. Bent u op zoek naar een voorlopige jaarrekening (een niet-vastgestelde jaarrekening) dan kunt u terecht bij het onderdeel ‘Documenten’. In dit onderdeel heeft de KvK ook een database ‘Jaarrekeningen’ gemaakt.

De KvK en gebroken boekjaren

Jaarrekeningen worden opgemaakt over een boekjaar. Het boekjaar beslaat over het algemeen 12 maanden, die gelijk kunnen lopen met het kalenderjaar: vanaf 1 januari tot en met 31 december. Maar een boekjaar kan ook een andere periode beslaan, bijvoorbeeld van 1 juli tot en met 30 juni. Dit kan handig zijn bijvoorbeeld bij seizoenswerk zodat het boekjaar gelijk loopt met de productiecyclus. In dat geval is er sprake van een gebroken boekjaar en loopt het boekjaar dus niet parallel met het kalenderjaar. Het boekjaar duurt wel twaalf maanden. De KvK heeft aangegeven dat organisaties de jaarrekening altijd binnen twaalf maanden na afloop van het gebroken boekjaar moeten deponeren. Afhankelijk van het jaarrekeningregime moet dit al dan niet met SBR (tool). Voor gebroken boekjaren die in 2017 eindigen geldt dat u de jaarrekening met SBR bij de KvK moet deponeren als uw organisatie  het jaarrekeningregime voor kleine ondernemingen volgt. Als uw organisatie het jaarrekeningregime voor middelgrote ondernemingen aanhoudt, hoeft de jaarrekening over een gebroken boekjaar dat in 2017 eindigt niet via SBR te gaan. Maar het gebroken boekjaar dat start in 2017 en eindigt in 2018 moet uw organisatie wél met SBR deponeren als een jaarrekeningregime van middelgrote ondernemingen geldt.