Privacyverklaring in personeelshandboek opnemen voor AVG

Ook onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 van toepassing is, heeft een werkgever een informatieplicht. Hij moet werknemers vertellen wat hij met hun persoonsgegevens doet.

Een werkgever heeft diverse opties als hij aan zijn informatieplicht wil voldoen. Zo kan hij werknemers een informatiebrief sturen over hun privacyrechten en de persoonsgegevens die hij van hen verwerkt. De werkgever doet er bovendien goed aan om in het personeelshandboek of personeelsreglement een privacyverklaring op te nemen. Organisaties zijn niet verplicht om in de arbeidsovereenkomst aandacht te besteden aan de AVG (tools), al kan er wel voor gekozen worden om in het contract te verwijzen naar het privacyprotocol. Wettelijk gezien moet de werkgever de werknemer gelijk informeren nadat de werknemer persoonsgegevens heeft aangeleverd. Bij nieuwe werknemers zal dit dus vóór indiensttreding gebeuren.

Werkgever moet over allerlei privacyrechten informeren

In de informatie voor werknemers, moet de werkgever verschillende zaken benoemen. Zo vermeldt hij de contactgegevens van de eigen organisatie en van andere organisaties die in het kader van de arbeidsovereenkomst persoonsgegevens van de werknemers verwerken. Ook geeft hij de contactgegevens van de functionaris voor de gegevensbescherming, als deze is aangesteld. Daarnaast informeert de werkgever over het doel en de rechtsgrond van de gegevensverwerkingen, de bewaartermijnen van de gegevens en de rechten van de werknemers met betrekking tot hun gegevens. Het gaat onder meer om het recht op inzage van persoonsgegevens, het recht om gegevens te corrigeren en het recht om gegevens te laten verwijderen. En heeft een werknemer een privacyklacht, dan moet voor hem duidelijk zien bij wie hij terechtkan.

Informatie over AVG in duidelijke en eenvoudige taal

De AVG stelt eisen aan de manier waarop de werkgever de informatie aanlevert. De communicatie over gegevensverwerkingen moet de werkgever brengen in een ‘beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm’ en met duidelijke en eenvoudige taal. Kortom, geen poespas. Werknemers behoren de informatie schriftelijk te ontvangen.