Niet roekeloos vragen naar werknemersgegevens onder AVG

U heeft er waarschijnlijk al het één en ander over gelezen: per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit betekent onder meer dat werkgevers goed moeten nadenken over de verwerkingen van persoonsgegevens van werknemers.

Onder de AVG gelden strengere regels voor het verwerken van persoonsgegevens. Hieronder vallen ook de gegevens van werknemers. De werkgever zal zich goed moeten afvragen welke werknemersgegevens hij verwerkt en wat het doel hiervan is. Dit geldt bijvoorbeeld voor het opnemen van informatie over de werknemer in het personeelsdossier of in de personeelsadministratie. Bepaalde informatie mag de werkgever aan de werknemer vragen in het kader van de arbeidsovereenkomst. Denk aan een kopie van het identiteitsbewijs.

Niet zomaar vragen naar gegevens over partner of kinderen

Maar een werkgever mag bijvoorbeeld niet zomaar vragen naar gegevens over de partner of kinderen van een werknemer. Zo mag de werkgever niet bij indiensttreding van een werknemer al vragen naar de geboortedatum van zijn kinderen. Dit mag pas op het moment dat de werkgever deze informatie nodig heeft, bijvoorbeeld als de werknemer gebruik wil maken van ouderschapsverlof.

Gegevens doorgeven aan arbodienst of pensioenuitvoerder

Daarnaast gelden er strikte regels voor het doorgeven van gegevens van werknemers aan andere partijen, zoals de arbodienst of pensioenuitvoerder. Bij de eerste aanmelding van werknemers bij een arbodienst mag de werkgever bijvoorbeeld alleen de gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor de aanmelding. Een telefoonnummer of het adres van de werknemer horen daar niet bij. Dit mag de werkgever pas doorgeven als de werknemer daadwerkelijk ziek is.