Instemming en advies OR bij verhuizing werkplekken

Het vele thuiswerken als gevolg van de coronacrisis dwingt veel werkgevers tot een herinrichting of zelfs verhuizing van hun organisatie. Zowel bij een interne als een externe verhuizing moet de bestuurder zijn plannen voorleggen aan de OR.

Bij een verhuizing kunnen verschillende rechten van de OR aan de orde zijn. Zo heeft de OR adviesrecht bij een wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent (artikel 25, lid 1f WOR). Bovendien heeft de OR instemmingsrecht bij een wijziging van de regeling voor arbeidsomstandigheden en dus ook bij een nieuwe RI&E (artikel 27, lid 1d WOR). 

OR heeft instemmingsrecht bij nieuwe RI&E

Wat de aanleiding voor een nieuwe werkplek ook is, zo'n verhuizing brengt nieuwe arbeidsomstandigheden met zich mee. Dat vraagt dus om een actualisatie van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) (toolbox) en het bijbehorende plan van aanpak. Daarbij heeft de OR instemmingsrecht. De OR kan erop aansturen dat de bestuurder de RI&E herziet en laat actualiseren of aanvullen, voordat hij zijn plannen voor een (interne of externe) verhuizing defintief maakt. Het is immers van belang dat de bestuurder er alles aan doet om de werknemers een veilige werkplek te bieden. 

Verhuizing heeft gevolgen voor woon-werkverkeer werknemers

Bij een wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent, heeft de OR adviesrecht. Verhuist de organisatie over een grotere afstand, dan zijn de gevolgen voor het woon-werkverkeer van werknemers een bijzonder aandachtspunt voor de OR. Als de huidige reiskostenvergoeding niet volstaat om het nieuwe woon-werkverkeer te vergoeden, betekent dit dat werknemers er financieel op achteruitgaan. De OR kan de bestuurder in zo’n geval adviseren om een compensatieregeling te treffen, de kilometervergoeding te verruimen of om werknemers in werktijd te laten reizen. Zulke regelingen hebben vaak een afbouwkarakter. Zo kunnen werknemers aan de nieuwe situatie wennen en krijgen ze de kans om eventueel dichterbij de nieuwe locatie te komen wonen.

Aandachtspunten OR bij interne of externe verhuizing

De OR doet er goed aan om bij een verhuizing op onder andere de volgende punten te letten:

• Wat zijn de motieven om te verhuizen? Gaat het om een vermindering van lasten, een betere bereikbaarheid, een uitbreiding of juist een inkrimping van werkplekken?
• Hoe vangt de bestuurder de gevolgen voor de werknemers op, bijvoorbeeld op het gebied van woon-werkverkeer of de arbeidsomstandigheden? 
• Zijn er werknemers die moeten verhuizen? Welke vergoedingen en faciliteiten krijgen ze? Zijn er alternatieven voor degenen die niet kunnen of willen meeverhuizen?
• Veranderen door de verhuizing de werkzaamheden van de werknemers ook en zo ja, heeft de OR adviesrecht?
• Is er gebruik gemaakt van deskundig advies voor de inrichting van de werkplek? Worden de werknemers betrokken bij de inrichting van de werkplekken? 
• Welke kansen biedt een verhuizing om slechte arbeidsomstandigheden op te lossen?