Slimme OR stimuleert beleid voor privégebruik werktelefoons

Whatsapp-berichten en smsjes vallen volgens een recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland onder de Wet openbaarheid van bestuur. De OR in een overheidsorganisatie doet er goed aan om aan te dringen op het opstellen van richtlijnen voor het gebruik van werktelefoons.

Burgers kunnen via de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ook Whatsapp-berichten en sms-berichten van werktelefoons opvragen. De rechter heeft geoordeeld dat deze vormen van communicatie vallen onder de definitie van ‘document’ en dat ze daarom onder de Wob vallen. Het is nog niet duidelijk wat voor consequenties deze uitspraak heeft. Een overheidsorganisatie hoeft namelijk niet in te gaan op een Wob-verzoek als de aard van de communicatie persoonlijk is of als het overleg onder ‘intern beraad’ valt en dat kan het geval zijn met berichten die via Whatsapp of sms zijn verstuurd. Toch doen ondernemingsraden in overheidsorganisaties er goed aan om de bestuurder al te vragen richtlijnen op te stellen voor het gebruik van werktelefoons.

Richtlijn beschermt privacy werknemer

Een richtlijn is nuttig voor zowel werkgever als werknemer. Het is een herinnering aan de werknemer dat hij ook via sms of Whatsapp een eventuele geheimhoudingsplicht niet mag schenden en dat als hij dat wel doet, dit grote gevolgen kan hebben. Daarnaast beschermt de OR met de richtlijn de privacy van werknemers. De richtlijn kan namelijk duidelijk maken waar de scheiding ligt tussen gebruik van de telefoon voor werk en privégebruik. Zo kan de werknemer met oog op eventuele Wob-verzoeken zelf besluiten of hij de werktelefoon ook voor privédoeleinden gebruikt.