Zo vloeit een projectrapport als vanzelf uit de pen
Verantwoording afleggen en inzicht bieden over de resultaten van een project gebeurt meestal via een rapport. Dat rapport is binnen de organisatie een belangrijk controledocument, want het geeft aan wat wel en niet goed ging en waarom. Een goed rapport begint met een heldere definitie.
Als een project is afgerond, staat het rapporteren niet altijd boven aan het prioriteitenlijstje. Maar het schrijven van een rapport (tool) geeft inzicht in het functioneren van een afdeling of team en de organisatie en kan de sterke en zwakke plekken blootleggen. Door al vooraf een aantal stappen te nemen, ligt het rapport in een handomdraai op tafel. Bedenk daarom van tevoren wat het project precies moet gaan inhouden.
Begin met een definitie
Een rapport vertelt in detail over de voortgang en uitkomsten van een project. Aan de hand van de volgende punten zijn de definitie, doelstellingen en randvoorwaarden van het project (tools) duidelijk:
- De uitdaging omschrijven: waarom is het project gestart?
- De urgentie benoemen: waarom is het project nú gestart?
- De doelstelling en resultaten bepalen: wees zo concreet mogelijk.
- Het project afbakenen: dit houdt alleen de relevante resultaten binnenboord.
- De effecten van het project op een rij zetten: zowel bedoelde als onbedoelde effecten.
- De doelgroep bepalen: wie profiteert van de resultaten?
- De randvoorwaarden formuleren: het kader waarin een proces verloopt.
Deze punten vormen als het ware het skelet van een projectrapport (tool). Tijdens en na het project is het in principe een kwestie van de resultaten invullen met een gedetailleerde beschrijving van genomen stappen. Zo kan het rapport weer een startpunt zijn voor een volgend project.