Vergaderen hoeft niet duur te zijn

Met een paar eenvoudige tips kan elke organisatie jaarlijks geld overhouden door te snijden in de kosten van vergaderingen. Of het nu om een kleine of grote organisatie gaat, vergaderd wordt er vrijwel altijd. En dat hoeft helemaal niet duur te zijn.

Tijdens een doorsnee vergadering (tools) krijgt bijna altijd elke deelnemer de kans om zijn zegje te doen. Heel democratisch, maar ook tijdrovend en duur. Ervan uitgaande dat een gemiddelde werknemer 6,5 uur vergadert per week, is een organisatie jaarlijks per werknemer ruim 300 maal het uurloon kwijt aan vergaderen. Daar komen de  facilitaire kosten, zoals het eventueel huren van een vergaderruimte (tool) en bijbehorende drankjes en eten nog bovenop. Onderaan de streep is dat nogal wat. 

4 tips om kosten te drukken

De vergaderkosten zijn met onderstaande tips eenvoudig te drukken:

1. Niet iedereen hoeft bij elke vergadering aanwezig te zijn. Door kritisch te kijken naar wie er wordt uitgenodigd, blijft een vergadering helder en overzichtelijk (tool) en hoeft ze minder lang te duren.
2. Voor een vergadering is een fysieke ontmoeting niet altijd noodzakelijk. Zeker in combinatie met punt 1 is het vaak net zo effectief om online of telefonisch te vergaderen. Dat scheelt reiskosten en tijd die verloren kan gaan aan laatkomers of aan koetjes en kalfjes.
3. Doe de vergadering eens staand. Als werknemers en leidinggevenden toch samenkomen, maakt een staande vergadering actiever en zorgt ervoor dat iedereen sneller zijn punt maakt en knopen doorhakt. Kortom, tijdwinst.
4. Baken de agenda af (tool). Dit houdt in dat er van tevoren wordt bepaald hoeveel tijd aan een agendapunt wordt besteed. Is deze tijd voorbij, dan is het zaak om ook echt door naar het volgende agendapunt. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat elke deelnemer de vergaderstukken (digitaal) paraat heeft.