Vaste vergoeding is niet achteraf te wijzigen

U kunt ervoor kiezen om een werknemer voor gemaakte kosten een vaste kostenvergoeding te geven. Afhankelijk van deze kosten is de vergoeding belast of onbelast. U kunt echter niet achteraf de kostencategorie wijzigen, zo blijkt uit een uitspraak van Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.

In deze rechtszaak betaalde een bv een vaste kostenvergoeding aan haar werknemers. Eén van de werknemers kreeg in 2006 een vaste vergoeding voor de kosten van bewassing en energie. Over deze kostenvergoeding had de bv geen loonheffingen ingehouden. De Belastingdienst stelde een boekenonderzoek in naar de aangifte loonheffingen over 2006. De inspecteur legde naar aanleiding van dit onderzoek een naheffingsaanslag op, omdat de bv de kostenvergoeding voor bewassing en energie niet onbelast had mogen geven.

Vóór of bij de betaling van de vergoeding

De bv vond deze naheffingsaanslag onterecht en gaf aan dat de vergoeding eigenlijk niet bedoeld was voor bewassing en energie. In plaats daarvan was de vergoeding bedoeld voor de kosten van overalls, veiligheidsschoenen, een veiligheidsbril en een eigen gereedschapskist. En deze kosten waren wel onbelast. De rechter stelde echter dat de bv de kosten vóór of uiterlijk bij de betaling van de vergoeding aan een bepaalde categorie had moeten toekennen. Het was dus niet mogelijk om achteraf een andere kostencategorie aan te geven. De naheffingsaanslag was dus terecht.
Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 25 juni 2013, ECLI (verkort): 4377