Vragen over: de eisen aan een BTW-factuur

De BTW is een bijzondere belasting. Een BTW-plichtige organisatie moet de BTW bij zijn klanten in rekening brengen en netjes afdragen aan de fiscus. Maar het werkt ook andersom: alle BTW die leveranciers in rekening brengen, mag de organisatie aftrekken van de af te dragen BTW.

Om te zorgen dat dit allemaal een beetje ordentelijk verloopt, is er bij de BTW een belangrijke rol weggelegd voor de factuur. De overheid stelt daar dan ook harde eisen aan. Uiteraard moet het BTW-identificatienummer op de factuur staan, net als onder meer de leveringsdatum. Een grafische weergave van de verdere gegevens die in een BTW-factuur moeten staan vindt u in deze tool.

Mag ik als adres ook een postbusnummer gebruiken?

Nee, niet zonder verdere toevoegingen. De beleidsregels schrijven voor dat op de rekening de ‘volledige naam en het volledige adres van de organisatie en zijn afnemer’ moeten staan. In dit geval dus het adres waar de organisatie of afnemer daadwerkelijk is gevestigd. In principe moet op de factuur ook de juridische naam van de organisatie staan. De naam op de factuur mag bovendien niet tot verwarring leiden. Dit alles omdat de Belastingdienst zeker wil weten bij welke organisatie de BTW moet worden geheven.

Wat gebeurt er als de BTW-factuur onvolledig of onjuist is?

Een organisatie die een onvolledige factuur met BTW ontvangt, mag die BTW formeel gezien niet aftrekken. Als de organisatie zelf een foutieve factuur stuurt, kan de Belastingdienst daarvoor een verzuimboete opleggen. Dat boetebedrag kan oplopen tot maximaal €i5.278, en kan opgelegd worden voor elke foute factuur. Een oplossing is dat de organisatie de factuur terugstuurt en de afnemer vraagt om een nieuwe factuur die wel aan de eisen voldoet. Wat het weigeren van BTW-aftrek betreft is er wel wat beweging. Het Europese Hof van Justitie heeft namelijk in 2016 geoordeeld dat Nederland te streng is in het weigeren van aftrek omdat er iets mis is met de factuur.

Wanneer mag ik een vereenvoudigde BTW-factuur sturen?

Dat mag als het factuurbedrag niet hoger is dan €100 of als het een wijziging is van een eerdere factuur. Bij dit laatste moet er duidelijk naar de oorspronkelijke factuur verwezen worden en de aangebrachte wijzigingen moeten ook vermeld worden. Op een vereenvoudigde factuur hoeven minder gegevens te staan, maar deze zijn wel verplicht:

• de factuurdatum;
• de identiteit van de leverancier of dienstverlener;
• de aard van de geleverde goederen of diensten;
• het te betalen bedrag aan belasting (of gegevens op basis waarvan dat bedrag berekend kan worden).

In de rubriek 'Vragen over' behandelt Rendement een onderwerp waar lezers veel vragen over hebben. Zoals over het afkopen van pensioen in eigen beheer. Heeft u ook een vraag? Stel deze dan aan de adviseurs van de Adviesdesk!