Rittenadministratie niet achteraf opstellen

Maakt u gebruik van een rittenadministratie, dan moet die sluitend zijn en het gebruik (zakelijk of privé) van de auto overtuigend aantonen. Uit een recente rechtszaak blijkt dat een achteraf opgestelde rittenadministratie op basis van schattingen en waarin gegevens ontbreken, volgens Gerechtshof Amsterdam in ieder geval niet voldoende is.

In deze zaak ging het om een directeur-grootaandeelhouder (dga) met een auto van de zaak. De dga had geen ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aangevraagd bij de Belastingdienst. De bv rekende echter ook geen bijtelling tot het loon van de dga. In 2011 stelde de fiscus een boekenonderzoek in om de aangifte loonheffingen van de bv te controleren. Op basis van de uitkomsten van dat onderzoek legde de inspecteur een naheffingsaanslag over 2006 op. De bijtelling was volgens de inspecteur onterecht achterwege gebleven. De dga ging in bezwaar tegen deze aanslag. Als motivatie van zijn bezwaar stuurde hij een achteraf opgestelde rittenadministratie mee.

Geen kopie van de aantekeningen

Uiteindelijk moest de rechter beoordelen of die rittenadministratie overtuigend bewijs vormde. Bij de rechtbank gaf de dga aan dat hij de rittenadministratie achteraf op basis van zijn aantekeningen had opgesteld. Hij had echter geen kopie van deze aantekeningen bewaard. Daarnaast vermeldde de dga in zijn rittenadministratie voor woon-werkverkeer steeds 25 kilometer. De inspecteur stelde echter dat de meest gebruikelijke route slechts 9,4 kilometer was. Deze afwijking verklaarde de dga door aan te geven dat hij weleens een andere route reed omdat dit ‘leuker’ was en om de files te vermijden. Verder week hij soms af van de meest gebruikelijke route om bijvoorbeeld een brief te posten of andere boodschappen te doen.

Administratie was niet te controleren

De rechter stelde dat de rittenadministratie achteraf was opgesteld, dat de gereden routes voor woon-werkverkeer niet waren aangegeven én geen reden was opgegeven voor het afwijken van de meest gebruikelijke route. Het standaard opnemen van 25 kilometer voor woon-werkverkeer kwam op de rechter over als een schatting. Daarnaast had de dga niet aangegeven of de ritten voor de diverse boodschappen een zakelijk of privékarakter hadden. De rechtbank vond dat daardoor niet te controleren was of de rittenadministratie sluitend was. De dga kon de rittenadministratie dus niet gebruiken om overtuigend te bewijzen dat er met de auto niet meer dan vijfhonderd kilometer voor privédoeleinden was gereden. Het gerechtshof volgde de rechtbank en hield de naheffingsaanslag in stand.
Gerechtshof Amsterdam, 18 juni 2015, ECLI (verkort): 3051