Vaste reiskostenvergoeding nu nacalculeren

Werkgevers die hun werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven voor meer dan 75 kilometer enkelereisafstand, moeten aan het eind van het jaar een nacalculatie doen. Die nacalculatie moet meegenomen worden bij de laatste loonaangifte over het kalenderjaar.

Veel werkgevers vergoeden de reiskosten van hun werknemers, bijvoorbeeld in de vorm van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Dat is geen probleem zo lang zij de grens van € 0,23 per kilometer (in 2024) in acht nemen. Dat werkt anders bij werknemers die een woon-werkvergoeding krijgen voor een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer. Dan moet de werkgever namelijk aan het einde van het jaar nacalculeren of de uitbetaalde onbelaste vaste reiskostenvergoeding niet hoger is dan de maximaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers.

Bovenmatig deel is terugbetaling, loon of eindheffingsloon

Die nacalculatie werkt als volgt: stel dat een werknemer in 2024 een woon-werkafstand heeft van 100 kilometer. Hij krijgt een vaste onbelaste vergoeding op basis van 214 werkdagen per jaar = 214 x 100 kilometer x 2 (heen en terug) = 42.800 kilometer per jaar.
In de praktijk blijkt aan het einde van het jaar echter dat deze werknemer geen 42.800 kilometer aan woon-werkverkeer afgelegd heeft, omdat hij meerdere malen thuiswerkte, ziek was en vakantie heeft gehad. Daardoor heeft hij dat jaar slechts 40.000 woon-werkkilometers gereden.
Hij heeft dan (2.800 x € 0,23) € 644 te veel onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen. Dat bedrag moet de werknemer terugbetalen of zijn werkgever moet het verwerken als belast loon bij de werknemer of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.

Salderen bij variabele vergoeding

Ontvangt de werknemer een variabele reiskostenvergoeding (deels hoger en deels lager dan € 0,23)? Dan kan de werkgever onder voorwaarden het gemiddelde van de vergoedingen nemen om te bekijken of hij gemiddeld meer dan € 0,23 per kilometer onbelast heeft vergoed.
Dit zogeheten salderen moet de werkgever vóór de uiterste aangiftedatum van de laatste aangifte van het kalenderjaar doen. Bij een maandaangifte moet dit dus gebeuren in de aangifte over december en in de vier-wekenaangifte over periode 13. Heeft de werkgever inderdaad te veel onbelast vergoed, dan moet hij het bovenmatige deel als loon bij de werknemer belasten of als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen (artikel).