Tekenbevoegdheid binnen bv van groot belang

Werknemers die tekenbevoegd zijn, mogen namens de onderneming contracten tekenen of bepaalde rechtshandelingen uitvoeren. Niet elke werknemer is zonder meer tekenbevoegd. Dit kwam onlangs naar voren uit een rechtszaak waarin een onderneming weigerde een factuur van een advertentiebureau te betalen.

Het advertentiebureau eiste dat de onderneming een factuur van bijna € 3.500 voor een advertentie in een online catalogus zou betalen. Volgens het bureau was er na telefonisch contact een akkoord via de e-mail gegeven. Dit akkoord hield in dat de onderneming door het beantwoorden van de e-mail met het woord ‘akkoord’ en een referentienummer de overeenkomst had bekrachtigd.

Werknemer bleek niet bevoegd tot afsluiten overeenkomst

De onderneming vond dat er geen sprake was van een overeenkomst. De werknemer die de e-mail had bevestigd was hiertoe namelijk helemaal niet geautoriseerd. Hierdoor was de overeenkomst volgens de onderneming ongeldig. De rechter stelde de onderneming in het gelijk. Uit de informatie in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) (tool) bleek dat de werknemer inderdaad niet tekenbevoegd was namens de onderneming. Het advertentiebureau, waarover overigens al meerdere meldingen bij de Fraudehelpdesk waren binnengekomen, trok dan ook aan het kortste eind.

Leg tekenbevoegdheid altijd vast in het handelsregister

Deze zaak leert dat het voor ondernemingen belangrijk is om in het Handelsregister zorgvuldig vast te laten leggen welke werknemers binnen de onderneming tekenbevoegd zijn. Daarbij kan een keuze worden gemaakt voor volledige tekenbevoegdheid, maar bijvoorbeeld ook een bevoegdheid voor het tekenen van alleen contracten tot een bepaald bedrag. Het is vervolgens aan de andere partij om te controleren bij de KvK de of de werknemer waarmee zaken worden gedaan hiertoe wel is geautoriseerd. Dit kan door een uittreksel van het Handelsregister op te vragen. De kosten hiervoor bedragen € 2,65. Daar staat tegenover dat er derdenbescherming geldt: de andere partij mag ervan uitgaan dat de gegevens zoals die zijn vastgelegd in het Handelsregister correct zijn.