Buitenlandse kosten betalen zonder beschikking

Heeft een organisatie werknemers in dienst die uit het buitenland afkomstig zijn, dan mag de werkgever hun zogenoemde extraterritoriale kosten vergoeden zonder beschikking. Hij hoeft dus niet de zogenoemde 30%-regeling toe te passen.

De 30%-regeling voor het vergoeden van de extraterritoriale kosten van een buitenlandse werknemer kent strenge voorwaarden (tool), maar als daaraan wordt voldaan, is verder geen bewijs meer nodig. De voorwaarden van de 30%-regeling gelden niet als de werkgever de werkelijke kosten vergoedt die een ingekomen werknemer heeft gemaakt. Er geldt in dat geval geen maximum van 30% van het loon inclusief de vergoeding, maar de werkgever moet dan wel kunnen bewijzen dat de werknemer de kosten ook echt gemaakt heeft, bijvoorbeeld door bonnetjes en vliegtickets. 

Lijst van extraterritoriale kosten

De kosten die door de Belastingdienst in ieder geval gezien worden als extraterritoriaal zijn:

• de extra kosten voor levensonderhoud doordat prijzen in Nederland hoger zijn dan in het thuisland, zoals maaltijden, gas, water en licht;
• de kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel met het gezin, om bijvoorbeeld te zoeken naar een woning of een school;
• de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen;
• de kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in Nederland;
• de dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen, bijvoorbeeld hotelkosten in Nederland;
• de eerste huisvestingskosten, maar alleen dat deel dat meer dan 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking beslaat;
• de kosten voor opslag van het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd naar Nederland;
• de reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging;
• de extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst met een maximum van € 1.000 per werknemer;
• de cursuskosten om Nederlands te leren voor de werknemer en zijn gezinsleden;
• de extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst;
• de kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een A1/E101-verklaring;
• de extra kosten voor schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school.

Wat mag niet onbelast?

De volgende kosten mogen werkgevers niet onbelast vergoeden, omdat ze niet onder de extraterritoriale kosten vallen:

• de uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance);
• de vermogensverliezen;
• de aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee);
• de compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization).