Rittenadministratie is geen doel, maar ‘n middel

Als de rittenadministratie van een werknemer van uw onderneming niet voldoet aan de wettelijke eisen, betekent dat niet automatisch dat de werknemer bijtelling voor het privégebruik moet betalen. Dat blijkt uit een recente uitspraak van Hof Den Haag.

Voor werknemers die per kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers met de auto van de zaak rijden, hoeft u geen rekening te houden met de bijtelling voor privégebruik. De werknemer kan dan een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst, waarvan u een kopie in de administratie moet bewaren. De Belastingdienst kan de werknemer vragen om aan te tonen dat hij op jaarbasis met zijn auto van de zaak niet meer dan 500 privékilometers rijdt. Hij moet daarvoor bijvoorbeeld de begin- en eindstand van de kilometerteller van elke rit noteren en ook welke route hij rijdt als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route.

Geen correctie voor afwijkingen op de route

In deze zaak ging het om werknemer die in 2011 voor zijn auto van de zaak een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ had. Hij hield aan de hand van zijn elektronische agenda volgens een eigen systematiek een rittenadministratie bij. De belastinginspecteur vond dat de werknemer onvoldoende had aangetoond dat hij in 2011 inderdaad niet meer dan 500 privékilometers gereden had. Volgens de inspecteur voldeed de rittenadministratie niet aan de wettelijke eisen en was de werknemer bovendien op vijf dagen op een andere locatie geweest dan uit zijn administratie bleek. De inspecteur legde aan de werknemer dan ook een naheffingsaanslag loonheffingen over 2011 op.

Werknemer kon afwijkingen goed verklaren

De rechtbank – en later ook het gerechtshof – oordeelde dat de werknemer een zorgvuldige analyse gegeven had van de gegevens in de rittenadministratie en dat hij eventuele afwijkingen goed kon verklaren. De inspecteur gaf tijdens de zitting ook aan dat hij zeker niet uitsloot dat de werknemer per kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers maakte. Daarnaast stelde de rechter dat de inspecteur de rittenadministratie als doel beschouwde en niet als middel om het beperkte privégebruik te bewijzen. De werknemer hoefde de naheffing niet te betalen.
Gerechtshof Den Haag, 16 januari 2015, ECLI (verkort): 304