Nieuwe e-facturen: nog 6 weken overstaptijd

Levert uw organisatie goederen of diensten aan de (Rijks)overheid? Per 1 januari 2017 verwacht de overheid van deze groep organisaties dat zij de e-facturen via Universal Business Language (UBL) aanbieden en dat zij de boekhoudsoftware binnen de laatste zes weken van 2016 aan dit systeem aanpassen.

De gemakkelijkste vorm van e-facturering (tool) is een e-mail waarbij uw organisatie de factuur (tool) in pdf-formaat als bijlage toevoegt. Een andere vorm van e-facturering is het versturen van een document dat uw organisatie beveiligt met een wachtwoord. De overheid accepteert de twee hiervoor genoemde vormen van e-factureren echter niet en verwacht van haar leveranciers dat zij vanuit het boekhoudpakket via een UBL-bericht facturen naar de (Rijks)overheid versturen.

E-facturen versturen als UBL-bericht

Als de verplichte e-facturatie op uw organisatie van toepassing is, moeten de werkprocessen voor 1 januari 2017 aangepast zijn. Mocht uw organisatie dit nog niet hebben gedaan, heeft de financiële administratie nog 6 weken overstaptijd. Uw organisatie kan e-facturen volgens de overheid als UBL-bericht aanbieden door gebruik te maken van:

• ERP/accountingpakketten uit het netwerk Simplerinvoicing. Facturen uit deze systemen kunnen direct worden ingelezen in de financiële administratie van de overheidsorganisatie waaraan u uw factuur adresseert;
• Digipoort, de digitale brievenbus van de overheid;
• Logius, het leveranciersportaal van de overheid.

Een schriftelijk stuk kan ook aan de factuurvereisten voldoen. Meer informatie hierover vindt u in het nieuwsartikel Rechtspraak: schriftelijk stuk is BTW-factuur.