Vrije ruimte 2015 kan gelden voor kosten 2014

Voor het beoordelen van de kosten die een werknemer heeft gemaakt, past u de wetgeving toe die past bij het moment dat de kosten vorderbaar en inbaar zijn. Declareert een werknemer de kosten over 2014 pas in 2015, dan past u dus de wetgeving toe uit 2015. In 2015 gaat het daarbij dus om de regels van de werkkostenregeling.

Voor de loonbelasting geldt het zogenoemde kasstelsel. Dit houdt in dat kosten worden beoordeeld aan de hand van de wetgeving die van toepassing is op het moment dat de kosten vorderbaar en inbaar zijn. Bij een declaratie is dat pas op het moment van declareren, niet op het moment waarop de kosten door de werknemer zijn gemaakt.

Vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte

Voor veel kosten die de werknemer declareert, zal een gerichte vrijstelling gelden. Hierbij kunt u denken aan vakliteratuur, zakelijke maaltijden, studiekosten en zakelijke reiskosten tot een bedrag van € 0,19 per kilometer óf de werkelijke kosten van het gebruik van het openbaar vervoer. Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld, moet u als loon behandelen. Dat doet u door ze tot het loon van de werknemer te rekenen of onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. U kunt de vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte van het jaar waarin u de declaratie ontvangt. Ook kosten die de werknemer in 2014 heeft gemaakt, kunt u dus ten laste van de vrije ruimte van 2015 laten komen als de werknemer ze dit jaar declareert.