Normbedragen maaltijden in 2014 omhoog

Bij het verstrekken van maaltijden in bedrijfskantines kunt u uitgaan van de werkelijke kosten, maar u kunt ook uitgaan van bepaalde normbedragen. Recent zijn in de Nieuwsbrief Loonheffingen 2014 de normbedragen voor 2014 bekendgemaakt.

Het vergoeden of verstrekken van een maaltijd aan werknemers mag alleen onbelast plaatsvinden als de maaltijd een zogenoemd 'meer dan bijkomstig zakelijk karakter' heeft. Daarvan is bijvoorbeeld sprake bij overwerk, tijdens dienstreizen en bij zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek. Een lunch op de vaste werkplek voldoet hier niet aan. U mag de werkelijke kosten vergoeden of aansluiten bij de normbedragen die gelden voor maaltijden in bedrijfskantines. Is de maaltijd niet zakelijk, dan moet u bij verstrekking ervan een normbedrag tot het loon van de werknemer rekenen. En als u een bedrag vergoedt, vormt deze vergoeding ook belast loon voor de werknemer.

Eigen bijdrage in mindering op normbedrag

Onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen moet u in 2014 een normbedrag van € 2,40 voor een ontbijt of koffiemaaltijd en € 4,60 voor een warme maaltijd bij het loon tellen. Op dit moment zijn de bedragen nog respectievelijk € 2,30 en € 4,45. U mag er ook voor kiezen om over het normbedrag eindheffing toe te passen voor bezwaarlijk te individualiseren loon. U moet dan het tabeltarief hanteren. Een eventuele eigen bijdrage van werknemers voor de belaste kantinemaaltijd mag u altijd in mindering brengen op het normbedrag, maar niet verder dan tot € 0.

Geen onderscheid verschillende maaltijden

De werkkostenregeling maakt geen onderscheid meer tussen de verschillende soorten maaltijden. Voor alle belaste kantinemaaltijden geldt één vast normbedrag. In 2013 bedraagt dit normbedrag € 3,05, in 2014 wordt dit € 3,15 per maaltijd. Het normbedrag verminderd met eigen bijdrage moet u tot het loon van de werknemer rekenen. Als u de maaltijd als eindheffingsloon onderbrengt in de vrije ruimte, hoeft u de maaltijden niet per werknemer te administreren. Het bijhouden van een totaal aantal maaltijden van werknemers is dan voldoende.