Noodzakelijke apparatuur inleveren of afrekenen bij vertrek

Als uw organisatie aan een werknemer gereedschappen of apparatuur vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt die de werknemer nodig heeft voor zijn werk, kan dit onbelast gebeuren. Maar zodra de werknemer de voorziening niet meer nodig heeft, is directe actie vereist!

Sinds 2015 doet het er niet altijd meer toe of werknemers gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen die uw organisatie aan hen uitdeelt, ook privé gebruiken. Als de werknemer de voorziening redelijkerwijs nodig heeft en gebruikt voor zijn werk en de voorziening door uw organisatie wordt betaald, hoeft het privégebruik ervan niet als belast loon te worden behandeld. De voorziening valt dan onder de gerichte vrijstelling van het noodzakelijkheidscriterium. Dit noodzakelijkheidscriterium kan niet gelden voor andere vergoedingen en verstrekkingen dan gereedschap en apparatuur en wordt waarschijnlijk ook niet uitgebreid.

Privégebruik maakt niet uit

Er is sprake van een noodzakelijke voorziening (e-learning) als de werknemer zijn werk zonder het gereedschap of apparaat niet goed kan doen. Hoe veel of hoe vaak hij het gebruikt, maakt niet uit. Er zit wel een addertje onder het gras: als de werknemer het gereedschap of apparaat niet meer voor zijn werk nodig heeft, moet hij het weer bij uw organisatie inleveren. Doet hij dat niet, dan moet de restwaarde worden afgerekend.

Opties bij uitdiensttreding

Een werknemer die uit dienst gaat, moet dus of al zijn noodzakelijke gereedschap en apparatuur inleveren, of er moeten afspraken over worden gemaakt. Als de werknemer het (voorheen noodzakelijke) gereedschap of apparaat wil houden, kan dat op twee manieren worden geregeld.

• De werknemer betaalt de restwaarde. In dat geval wordt dit bedrag op het nettoloon van de werknemer in mindering gebracht, bijvoorbeeld bij de eindafrekening (tool). Hierover moeten dan wel schriftelijke afspraken worden gemaakt, want inhoudingen op het loon zonder volmacht van de werknemer zijn niet toegestaan.
• De werknemer hoeft niets te betalen. In dat geval moet de salarisadministrateur de restwaarde van de voorziening tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen ten laste van de vrije ruimte.