Noodzakelijk in de WKR is anders dan zakelijk

Per 1 januari 2015 moet u in de werkkostenregeling (WKR) rekening houden met het noodzakelijkheidscriterium. In het Belastingplan 2015 is uitgewerkt wanneer gereedschappen of apparatuur noodzakelijk zijn voor het functioneren van de werknemer.

Het uitgangspunt van het noodzakelijkheidscriterium is dat u onbelast gereedschappen en apparatuur kunt vergoeden of verstrekken, waarvan u vindt dat de werknemer ze voor het uitoefenen van zijn functie redelijkerwijs nodig heeft. U hoeft dan geen rekening te houden met het privévoordeel van de werknemer. Het is aan u om te besluiten welke voorzieningen noodzakelijk zijn. Er komt geen lijstje met noodzakelijke voorzieningen; de noodzaak hangt immers af van de functie van de werknemer en de omstandigheden.

Voldoen aan noodzakelijkheidscriterium

Er zijn een aantal omstandigheden die een indicatie kunnen zijn dat voorzieningen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium:

• De voorziening wordt daadwerkelijk bij het werk gebruikt.
• U bepaalt welk gereedschap of apparaat wordt aangeschaft of aan welke voorwaarden het moet voldoen.
• U neemt de kosten van de voorziening voor uw rekening. Dit betekent dat noodzakelijke voorzieningen niet in een cafetariamodel worden uitgeruild.

Zakelijkheidsvereiste is anders

Het noodzakelijkheidscriterium lijkt op het zakelijkheidsvereiste dat stelt dat zaken nodig moeten zijn voor ‘de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking’. Het verschil is dat een zakelijke voorziening niet per se noodzakelijk hoeft te zijn. Zaken die alleen maar bijdragen aan een goede uitoefening van het werk, zijn niet zonder meer noodzakelijk. In zo’n geval kunnen de eerdergenoemde indicaties de doorslag geven.