Nieuwe afspraak verbod privégebruik bestelauto

Verbiedt u een werknemer om de ter beschikking gestelde bestelauto privé te gebruiken, dan moet u dat schriftelijk vastleggen. U kunt daarvoor een voorbeeldafspraak gebruiken. Recent is deze afspraak vernieuwd. Het is verstandig om de oude afspraak te vervangen.

De bijtelling voor het privégebruik van de bestelauto geldt niet als het verboden is om de bestelauto privé te gebruiken. Hiervoor gelden echter wel een paar voorwaarden:

• Het verbod moet u schriftelijk vastleggen en bewaren in uw administratie.
• U moet toezien op de naleving van het verbod en dat aannemelijk kunnen maken. Het is dus verstandig om uw waarnemingen - bijvoorbeeld de vergelijking van kilometerstanden en gebruikte brandstof - vast te leggen en te bewaren in de administratie.
• U legt een sanctie op als de werknemer het verbod overtreedt. Een sanctie kan bijvoorbeeld bestaan uit een boete die gelijk is aan de loonheffingen over privégebruik, het verhalen van de nageheven belasting of zelfs ontslag.

Oude afspraak vervangen

De Belastingdienst heeft in overleg met VNO-NCW en EVO een voorbeeldafspraak gemaakt voor het verbod op privégebruik van de bestelauto. Er is nu een nieuwe versie van deze afspraak verschenen. De fiscus adviseert om de oude afspraak te vervangen door de nieuwe afspraak. Die voldoet dan namelijk aan alle gestelde vereisten. Maakt u echter een eigen afspraak, dan kunt u uw eigen afspraak ook voorleggen aan de Belastingdienst. Die beoordeelt dan of uw afspraak voldoende is. Bovenstaande regeling geldt niet als u een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto heeft.