Kopie ID-bewijs opdrachtnemer mag niet meer

Sinds de afschaffing van de Verklaring arbeidsrelatie is het voor uw organisatie niet meer toegestaan om een kopie van het identiteitsbewijs van opdrachtnemers in de administratie op te nemen. Dat mag namelijk alleen als hier een wettelijke verplichting voor is, en dat is niet langer het geval.

Als een nieuwe werknemer bij een organisatie in dienst treedt, is de werkgever op grond van de identificatieplicht wettelijk verplicht om zijn identiteit te controleren (tool) aan de hand van een geldig identiteitsbewijs en een kopie van paspoort of identiteitskaart in de administratie te bewaren. Voor uitzendkrachten en opdrachtnemers geldt deze bewaarplicht niet, aangezien uw organisatie met hen geen dienstbetrekking heeft.

Niet verplicht? Dan ook niet toegestaan!

Tot 1 mei 2016 was de bewaarplicht wel van kracht voor opdrachtnemers die een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) aan uw organisatie overlegden. Bij een VAR in de administratie moest namelijk ook altijd een kopie van het identiteitsbewijs van de opdrachtnemer zitten. Met het vervallen van de VAR is ook de verplichting om zo’n kopietje te maken geschrapt.
Omdat het volgens de wet alleen is toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te maken en bewaren als dit wettelijk is voorgeschreven, is door het vervallen van de plicht bij een VAR ook meteen het recht vervallen om een kopie van het identiteitsbewijs van opdrachtnemers te vragen of maken.

Gegevens van uitzendkrachten in de administratie bewaren

Ook van uitzendkrachten mag uw organisatie geen kopie van paspoort of identiteitskaart vragen om in de administratie te bewaren, maar het moet wel mogelijk zijn om de identiteit van de uitzendkracht aan te tonen. Daartoe kan de salarisadministrateur of HR-afdeling standaard de volgende gegevens van uitzendkrachten in de administratie opnemen:

• naam, adres en woonplaats;
• geboortedatum en BSN;
• nationaliteit;
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
• specificatie van de gewerkte uren;
• naam, adres en woonplaats van het uitzendbureau;
• (voor zover van toepassing) verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning.