Keuze uit vijf factuurmodellen voor e-factureren

Organisaties kunnen ervoor kiezen om aan de slag te gaan met e-factureren. Dat kan voordelen bieden voor zowel leveranciers als kopers. E-factureren kan op diverse manieren plaatsvinden. Uw organisatie kan gebruikmaken van verschillende factuurmodellen.

Het is aan te bevelen om geregeld na te gaan welke aandachtspunten er momenteel zijn voor de financiële administratie (tools)  van uw organisatie. Een van de aandachtspunten kan zijn dat het toch handiger is als u overstapt op elektronisch factureren. Dat kan goedkoper zijn. Bovendien vermindert het de kans op fouten. U kunt daarbij kiezen uit een aantal factuurmodellen.

Vijf verschillende factuurmodellen

De keuze voor een factuurmodel is afhankelijk van het aantal leveranciers en klanten van wie de al den niet elektronische facturen (tool)  verwerkt moeten worden, de mate waarin koper en verkoper het factureren geautomatiseerd laten verlopen en of er gebruik gemaakt wordt van een derde partij zoals een Billing Service Provider (BSP). In een notendop zijn er vijf verschillende factuurmodellen voor e-factureren (tool):

• direct processing model: een model waarbij factuurgegevens worden uitgewisseld met behulp van een directe koppeling tussen koper en leverancier;
• buyer direct model: een model waarbij de leveranciers hun facturen aanmaken dan wel afleveren in het systeem van de koper, in het door de koper gewenste formaat;
• consolidator model: een model voor uitbesteden want koper en verkoper wisselen factuurgegevens uit via een tussenliggend platform dat meestal beschikbaar wordt gesteld door een Billing Service Provider (BSP);
• seller direct model: een model waarbij één verkoper elektronisch factureert aan veel klanten die inloggen op de website van de leverancier om de facturen in te zien en soms ook te betalen; deze vorm wordt veel toegepast door leveranciers die online diensten aanbieden;
• self-billing model: een self-billing model (e-learning) vindt plaats vanuit het perspectief van de koper die zijn eigen inkoopfactuur stuurt aan de verzender (leverancier) op basis van wat hij heeft besteld en ontvangen.                   

Bewaar de facturen in de vorm waarin u ze ontvangen heeft

Voor alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bestaat een bewaarplicht (tools). U bewaart de facturen in uw administratie in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. E-facturen drukt u dus niet af, maar slaat u op. U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel inclusief echtheidskenmerken. U bewaart de e-facturen zeven jaar. Bij de volgende diensten geldt een bewaartermijn van tien jaar:

• onroerende zaken;
• elektronische diensten;
• telecommunicatiediensten;
• radio- en televisieomroepdiensten.